Блог imetrika
Про достоверную информацию
Если вы оказались в новой компании на посту топ-менеджера или столкнулись с ситуацией, когда отчетов много, а толку мало, читайте этот материал. Я расскажу о пути к повышению управленческой компетенции, а точнее, о его первом этапе — аудите процесса работы с информацией. Взгляните непредвзято на свою управленческую деятельность, узнайте, насколько вы информированный босс.
Быть информированным – это еще и способ разбираться в трудных экспертных темах. Например, большинство управленцев напрягает сложность такой темы, как ИТ. Это и понятно, информационные технологии требуют экспертных знаний, и вы, стараясь оградить себя от лишней загрузки, принимаете на веру все, что «продают» ит-шники и поставщики управленческих ит-систем. По-другому не получается.
А выход находится в процессе достоверного информирования. Поставить задачи ит-подразделению и выяснить полезность управленческого решения вы сможете, опираясь исключительно на свои знания, используя свою терминологию, опираясь на логику и здравый смысл.
Чтобы стать хорошо информированным руководителем мало одного желания - потребуется подготовиться к работе с информацией, а затем – подготовить и компанию. Это не так сложно, как представляется, но требует вашего непосредственного участия и внимания.
Начните с понимания того, а «как устроено сейчас». Узнайте, как выглядит информационное поле компании, в котором вы главный игрок. Оцените, достоверность, своевременность и полноту информации, которая к вам поступает. Выясните, что надо предпринять, чтобы не стать заложником чужой воли, а диктовать свои правила. Чтобы процесс информирования соответствовал вашим запросам и служил целям компании.
Упрощенный алгоритм того, как это сделать, я покажу в этой статье.
Изучив на практике даже один пункт из предложенных, у вас появится понимание реальности и возможность качественно повысить личную информированность. Уже в ходе изучения статьи вы сможете проявить, а, возможно, и решить застаревшую проблему. И усилить свою позицию на ближайшей планерке.
Аудит информационного поля позволит понять, насколько получаемая вами информация (отчеты, сводки, сообщения и т.д.) отвечает на ваши вопросы и работает в интересах предприятия.
Для вас будет полезным узнать очевидные ошибки в работе ваших подчиненных и процессе формирования управленческой отчетности. Кроме того, у вас появятся первые вопросы к подразделениям ИТ и аналитики - в чем основные причины затягивания сроков и отсутствия видимых результатов в решении поставленных задач.
Посмотрим, как это можно сделать, используя уже имеющиеся в компании инструменты.
|
Не смотря на простоту, аудит информационного поля серьезный и отрезвляюще полезный, так как в-первую очередь показывает, что происходит с информацией во «властной среде» предприятия. Или есть опора. Или чего ни коснись — достоверных данных ноль, опереться не на что.
Еще такая проверка настраивает вас на процесс информирования. Ведь в управлении все рационально - любые мутные перспективы поддерживаются такой же информацией. Поэтому аудит дает вполне сносную визуализацию ваших перспектив в компании.
Здесь важно понять идею. Информация – не ресурс! Это ваше непосредственное поле деятельности как руководителя. Ваше информационное поле.
Теперь вопрос про индикаторы – ведь именно они помогают высветить то или иное состояние нашей компании.
К сожалению, в бизнесе тема показателей заштампована понятием ключевых показателей эффективности. Напомню, что KPI полезны для целеполагания и общей ориентированности на результат, иногда – для формализации отдельных мотиваций.
Но загвоздка в том, что KPI не приближают нас к личной информированности, а значит и к эффективности управления. Ведь информирование подразумевает возможность быстро разобраться в любом важном для нас вопросе. Поэтому от индикаторов-показателей требуется нечто большее.
Здесь я вынуждена уточнить суть индикатора.
Например, здоровье. Люди придумали измерять температуру тела, чтобы отслеживать степень здоровья человека на текущий момент. Если температура превышает норму, значит некая хворь завладела организмом и требует лечения. Данный индикатор предельно простой, практически гениальный.
Но трудность начинается в тот момент, когда мы поняли, что болезнь есть, но какая именно – требует дальнейшего исследования. И нужны новые индикаторы. Еще более нетривиальная задача – выявить болезнь, которая поразила человека, но индикатором «температура» не фиксируется.
Поэтому мы будем говорить об оперативных показателях. Их мы можем как градусники «расставить» совершенно в разные места с целью как можно точнее видеть некоторые проявления жизни предприятия.
|
Есть отличная история из нашей практики, когда сцепились в равной схватке коммерческий директор и финансовый директор на тему «Какая дебиторская задолженность правильная?». Та, которая получилась в отчете коммерсанта или та, которую сформировал финансист?
В результате недолгих разбирательств выяснилось, что оба правы. Они просто отчеты назвали одинаково, но дебиторская задолженность у каждого из них – разная, каждая для своих задач. То есть два показателя «Дебиторская задолженность», одна с учетом возвратов товаров, а другая – без таковых.
Чем отличается одна информация от другой? Она отличается смыслом.
Чтобы мгновенно понять, какой смысл несет та или иная цифра в отчете – надо бы иметь «внутренний язык», надо очень четко понимать, как получается цифра, на которую вы смотрите.
Это похоже на то, как думающий человек очищает для себя новостной информационный поток, который льется ежедневно буквально отовсюду. Человек проверяет источники, ищет связи и реальные смыслы, вместо того, чтобы тупо доверять информационному мейнстриму, который на поверку может оказаться манипуляцией.
|
Знали ли вы, что потери при передаче смысла между сотрудниками организации можно сравнить с потерями от мошенничества? Дело в том, что несогласованность порождает муть, в которой всегда есть умельцы ловить золотых рыбок. С помощью правильно сформированных оперативных показателей эта проблема исчезает.
Допустим информационное поле компании не имеет искажений. В этом случае, скорее всего, работает механизм согласования, это когда есть вы в ходе получения новой информации мгновенно выясняете «о чем идет речь».
То есть вы можете со своими коллегами, подчиненными, партнерами в моменте согласовать любые цифры, отчеты, действия, спорные утверждения. Пришло время проверить, так ли это сейчас.
|
Вообще, когда речь идет об эффективном управлении, ничто не имеет большего смысла, чем достоверное информирование.
Информатизации в нашей жизни и жизни компаний становится все больше, поэтому работа с данными становится архиважной темой. И вправду, сегодня с компьютерными данными можно делать разные чудесные аналитические кульбиты, получать красивую и полную картину о ситуации. Но вот незадача. Если данные не достоверны – все эти картины не имеют никакого серьезного применения. Более того, если регулярно пользоваться недостоверными данными – риски для нашего бизнеса начинают превышать наши возможности им противостоять.
Надо сказать, что вопрос достоверности еще год назад вообще не поднимался. Сегодня вам придется разобраться в ДИ (достоверном информировании).
Не забывайте, это ваш первый аудит. Для первого знакомства с информационным полем руководителю важно понимать, что в условиях недостоверности – все данные являются ненадежными и при необходимости могут быть оспорены. Опереться в конкретных действиях на них нельзя.
Чтобы информация стала главным оружием руководителя, нужны правильные и непротиворечивые данные. В чем здесь проблема?
Даже если у вас в компании работает шикарная во всех смыслах система управления, не факт, что ваши данные правильные. Наш длительный опыт говорит о том, что в каждой второй компании количество достоверной информации стремится к нулю.
Этому есть два объяснения.
Первое – намеренная имитация информационной работы.
Отсюда вырос устойчивый миф о том, что достаточно купить программу и совершить набор книжных организационных действий, например, внедрить управленческий учет или описать процессы, чтобы получать достоверные данные. Сегодня такая стратегия не в чести, так как нельзя новые проблемы решить старыми методами. Но признаем, есть еще компании, чей менеджмент отчитывается о «чудесных изменениях» после внедрения новой версии навсегда устаревшего софта. Но это не интересная тема.
Второе – низкая культура работы с информацией:
Данные берутся из разных трудно проверяемых источников и произвольно консолидируются.
Отсутствует или нарушена логическая связь между данными.
В информационной системе отсутствует проверка непротиворечивости данных.
Данные вводятся с ошибками, и это никак не отслеживается (системой или специальными правилами).
В результате несогласованной и неправильной работы копиться ошибка, влияющая на многие данные.
И большинство информационных систем устроены так, что неправильная работа пользователя ничем себя не проявляет, кажется, что все нормально. Вопросы возникают в тот момент, когда требуется более серьезный анализ состояния компании.
Полноценная ревизия данных позволяет создать реальную картину состояния компании на текущий момент времени. А несколько простых рецептов помогут вам самостоятельно понять, насколько правдивой информацией вы пользуетесь сейчас.
|
Следующая тема, связанная с вашей информированностью как руководителя, лежит в плоскости технических инструментов. Другими словами, насколько ваши учетные программы позволяют получать противоречивые данные.
Ключевой момент в том, как устроен механизм редактирования. И вопрос в злоупотреблении механизмом редактирования. Он должен использоваться для исправления ошибок ввода. Если нет способа зафиксировать важную операцию, то они исправляют другие операции и т.д.
|
Информационное поле растет вместе с организацией. Важно, чтобы его качество стремилось к идеальному: информация для руководителя – достоверная, своевременная, полная. Для этого можно организовать альтернативный канал управленческой информации, качество которого может проверить сам руководитель. Тогда работа руководителя будет проще, а результаты - выше.
Для полноценной оценки информированности руководителя нужно:
Понять, как выглядит информационное поле, настроено оно для эффективного управления или решает другие задачи.
Понять, какие информационные показатели используются, чтобы оценить полноту индикаторов для ваших задач.
Понять, всю ли информацию вы можете «прочитать» без искажения смыслов.
Понять, все ли руководители одинаково понимают информацию, которой обмениваются в ходе коммуникаций.
Оценить уровень достоверности информации.
Оценить профпригодность программного обеспечения и сравнить затраты на ИТ.
Читать статьи:
Источник: www.imetrika.ru
Кейс: Карта Коллективной работы в проектах по разработке программного обеспечения
Четкое понимание качественного состава коллектива и его потенциала в сочетании с доказательной базой по каждому конкретному сотруднику позволит руководителю управлять результативностью самых ценных для бизнеса людей и команды в целом.
|
Чем опасны пакетные программы для автоматизации управленческой деятельности?
Каждый раз, когда в компанию внедряется очередная автоматизация, подразумевается, что управлять будет проще, легче и надежнее. Но это не всегда так. Кейс о том как маленький бутик разгребает большие проблемы из-за недостоверности
|
Почему все процессы нужно переводить в деньги?
Как интернет-магазин терял сотни тысяч рублей на 10 заказах.
|