Metrika. Баланс Онлайн
8 (831) 216 17 46
Отправить заявку

Баланс Онлайн. Методика понимания и контроля финансов для собственников

Аналитика     28.12.2017
1504
   А. A. Залезский

Как организовать финансовый контроль, если вы собственник или руководитель бизнеса и не являетесь экспертом в финансах.

У собственника в бизнес вложены деньги. И они где-то в компании в данный момент размещены, как-то работают. Было бы неплохо видеть, что деньги не теряются, и не уходят «в песок». Прозрачно видеть деньги во всех местах, где они присутствуют. И, при необходимости, пересчитать их и проверить.

Есть отличная методика Баланс Онлайн. Я разработал и применяю ее уже несколько лет в работе с собственниками бизнеса в проектах, связанных с построением финансового контроля с целью безопасного ведения бизнеса.

Методика проста и понятна, и может быть реализована без предварительной подготовки. Баланс Онлайн – это самая быстрая диагностика финансового состояния бизнеса в реальных цифрах, и самый важный шаг к тому, чтобы разбираться в финансах своей компании.

61.jpg

Баланс Онлайн - что это

Баланс Онлайн - методика, которая приводит к результату в ходе последовательных шагов. Причем на каждом шаге руководитель получает все большее понимание и знание про финансы компании, а значит, с каждым шагом у него появляется возможность действовать все более уверенно. Замечу, что суть финансов и приемы управления, которые получает руководитель с системой контроля бизнеса Балансом Онлайн, на порядок ценнее и полезнее, чем, если бы он разбирался с помощью традиционных теорий.

Не надо быть финансистом

Принято считать, что финансы – это очень сложная компетенция, доступная глубоким специалистам. Это не так, хотя бы потому что:

то, в чем сложно разобраться – в принципе не может использоваться для построения и развития бизнеса.

Чтобы уверенно контролировать деньги и бизнес, который их зарабатывает, а также продуктивно общаться с финансовым директором – требуются знания, доступные обычному человеку. Достаточно понимать несколько важных принципов и видеть Баланс онлайн.

И еще. Финансовый директор, даже самый грамотный – это функционер. Он отвечает за обеспечение денежного потока под цели компании (бюджеты, кассовые разрывы, кредитование), контроль финансовых процессов (показатели, отчетность, контрольно-ревизионная функция) и дивиденды.

Финансовый же результат – это всегда ответственность первого лица бизнеса, а значит у него обязаны быть «под рукой» инструменты для понимания и контроля финансов.

Почему Баланс Онлайн

Сейчас руководитель бизнеса видит несколько цифр один раз в период. Эти цифры дают разные люди. И руководитель примерно понимает основные активы и обязательства. Считается, что это и есть система контроля бизнеса и его финансового состояния. Но это всего лишь способ получить мнения разных ключевых людей компании.

Уверенный финансовый контроль отличается от анализа отчетов, получаемых раз в период, тем, что у руководителя появляется собственное мнение о том, что происходит. Сложно составить свое мнение она основе цифр, которые готовят несколько недель.

Есть масса компаний, где происходят потери, воровство, неэффективность. И чем больше внутренних связей, операций, товаров – тем больше вероятность финансовых потерь. И первый вопрос - как увидеть эти потери? Допустим, руководитель бизнеса получает отчет о чистой прибыли. Как увидеть потери с помощью такого отчета?

Я пятнадцать лет занимаюсь финансовой тематикой и вместе со своей командой сделал больше сотни информационных систем для первых лиц, у меня есть множество примеров, как руководители выстраивают контроль.

Иногда руководитель говорит: «Я вижу долг поставщикам, значит понимаю проблемы в этом месте». Это так. Но дело в том, что те, кто показывает руководителю «долг» – показывает лишь то, что считает нужным. На самом деле цифра, которую видит руководитель – может сильно отличаться от реальной или иметь другой смысл.

Правило простое. Как только цифры могут вызвать активные действия руководителя в отношении коллектива, то цифры меняются так, чтобы скорректировать реакцию руководителя.Финансовый контроль невозможно осуществить.

Поэтому финансовые отчеты, которые готовятся хотя бы день или тем более месяц – не точны по определению. При этом у руководителя полностью сохраняется мнение, что все цифры адекватные, и он все видит, что у него есть система контроля бизнеса.

Такая ситуация не имеет значение для бизнеса в одном случае, если цели собственников достигнуты, и никаких действий совершать не требуется. Во всех других случаях ситуация «недостоверности» вредна для бизнеса, потому что намеренно полирует действительность и скрывает проблемы.

Без ясного понимания оперативной обстановки от руководителя требуется многократно больше усилий для реализации целей. Компания в итоге достигает целей, но развить успех не может. Отсюда и потребность изменить подход к финансовому контролю.

Ситуация интересна тем, что в коллективе много людей, замотивированных на предоставление недостоверной информации. А у руководителя бизнеса мало инструментов, чтобы проверить предоставляемые отчеты на реалистичность.

С системой контроля бизнеса Баланс Онлайн руководитель бизнеса получает то, чего он хотел, но у него раньше не было

Если речь идет о собственнике – ему практически не надо цифр. Редкий собственник копается в подробностях. Но он получает: 

1-32.png

Точное доказательство своей реальной прибыли и размера вложенных в компанию денег


Важно понимать, что какая-то информация на эту тему уже есть, но ее достоверность, как правило, собственник основывает на:

  • личном доверии/почти любви к финансовому директору (но начиная с некоторого размера денег – миллионов или десятков миллионов рублей возможных потерь – не работает);
  • вере в то, что бухгалтерия тоже бдит и не допустит совсем вопиющих случаев, там есть система и документооборот заточены на контроль за уплатой налогов, а не на внутренний финансовый контроль, которые направлен на предотвращение хищений, потерь и неэффективного использования денег);
  • надежде на все лучшее и службу безопасности (тут просто работает статистика).

Поэтому, кроме двух цифр: прибыли и капитала, собственник получает простое доказательство их достоверности. Это сильно разгружает его отношения с финансовым директором, бухгалтерией и службой безопасности.

Задача контроля за бизнесом начинает решаться не столько через отношения с парой человек (хотя, и они никуда не деваются), сколько через регулярный процесс. Это плавный переход к следующему пункту.

1-33.png


  Упрощение контрольно-ревизионной функции в финансах

Качественный контроль денег (финансовый контроль)
 – это просто огромный объем работы. Там требуется не только зафиксировать массу цифр, но и постоянно сравнивать их между собой и с фактическим положением дел.  Руководитель бизнеса естественно не делает эту работу, а делегирует ее.

Зачастую контрольно-ревизионная функция разделена между финансовым директором, главбухом, безопасником и личным помощником собственника. Но даже если выделен специальный контрольно-ревизионный отдел, суть не меняется – контрольно-ревизионная функция выполняется не системно (по процессу и правилам), а на коленке, по интуиции и смекалке. Целостная система контроля бизнеса отсутствует. Да еще, находясь в полной зависимости от рядовых программистов, аналитиков и других специалистов получения информации в компании.

Баланс Онлайн - необходимый инструмент системного, процессного выполнения контрольно-ревизионной функции. Собственник получает возможность вручить этот инструмент исполнителям контрольно-ревизионной функции и потребовать от них объяснений по насущным вопросам деятельности бизнеса: 

a.  Почему такая прибыль?

b.  С чем связано ее изменение?

c.   Почему такие затраты? Чем они вызваны и к чему они привели?

d.   Какие существуют у бизнеса финансовые риски?

e.   Насколько сильно компания закредитована и насколько это обосновано?

f.    И т.д.

Без системы контроля бизнеса Баланса Онлайн все, кто приближен так или иначе к контролю денег (исполнители контрольно-ревизионной функции) неизбежно путаются в цифрах, ошибаются, тратят массу времени на подготовку отчетов. И при этом нисколько не виноваты, когда цифры не сходятся и внятно на вопросы про деньги не отвечают, потому что: «гигантский объем работы/данных», «данные пока не готовы», «наша программа этого не может», «тут, возможно, какая-то неточность» и много другого.

То есть контроль денег выполняется с посредственным качеством, мутно и долго. В результате собственник в ответ на свои вопросы получает не анализ, подкрепленный аргументами (потратив на это 10-15 мин в месяц), а набор мнений исполнителей контрольно-ревизионной функции (десятки часов в месяц). Это отсекает собственника от реального положения дел и заставляет его работать – оценивать достоверность полученных мнений.

По сути, с Балансом Онлайн собственник получает возможность разобраться в реальном положении дел, не тратя уйму собственных сил и времени, и не рискуя ошибиться.

Что руководитель бизнеса видит с помощью Баланса Онлайн?

Руководитель бизнеса видит определенным образом подобранные показатели – статьи Баланса Онлайн, которые однозначно отражают состояние бизнеса через все возможные состояния денег в компании.   

В разных компаниях это будут разные статьи (разные места и особенности размещения денег), а значит – и разные показатели, на которые руководитель бизнеса будет «смотреть». 

Например, в компании где есть огромная складская логистика, не будет «остатков товаров на складе», а будут «остатки в зоне хранения», «остатки в зоне комплектации» и т.д. И такой специфики, связанной с особенностями компаний, очень много. Например: 

  • Разные размеры компаний. Один и тот же процесс «осуществление платежа» принципиально по-разному организован в средней и крупной компании, так как отличается и количество самих платежей, и количество участников процесса. Соответственно количество и состав показателей, обслуживающих процесс будет отличаться. 
  • Отраслевая специфика. В логистической компании, осуществляющей перевозки по всему миру, и у клиента, и у подрядчика, может быть несколько видов долгов. Это связанно с пространственной распределенностью оказания услуг. 
  • Разные способы производства: гальваника vs металлообработка. В металлообработке детали обрабатываются по очереди, а в гальванике – все вместе в ванне, практически независимо от количества. Опять же разные наборы показателей. 
  • Разные свойства товаров: мелкий vs крупногабаритный товар – у крупногабаритного есть отдельный процесс оптимизации занимаемого на складе места, соответственно доп. показатели. Или легкий vs массивный товар – у массивного товара, например, у металлоконструкций, невозможна прямая инвентаризация, числится 40 000 тонн, а перевзвесить нельзя. Снова другой набор показателей.
  • и т.д.

Получается, что с точки зрения конкретной информации нет никакого готового «правильного» набора показателей. Достаточно сказать, что у нас есть клиенты из одной отрасли и похожего размера, а состав показателей различается на 70%. 

Узнайте, как выглядит Metrika. Баланс Онлайн - уникальное решение для точного управления ситуацией в финансах и контроля бизнеса.

Проверьте качество ваших управленческих отчетов.



Поделиться

Еще вам может быть интересно

Что такое достоверное информирование?

27.02.2017
1255
Существует подход, который делает руководителя информированным. То есть осведомленным настолько, чтобы решить свою задачу максимально верно и легко.

На что обратить внимание, чтобы повысить эффективность бизнеса прямо сейчас

30.01.2015
1541
В предыдущем постах мы уже начали говорить об эффективности бизнеса и о том, что грозит компании, если она неэффективна. Если вы уже прочитали этот пост и узнали в нем себя, задумались о том, что можно изменить в вашей компании, попробуйте уделить больше внимания ключевым людям и информации.

Зачем и как проверять управленческую отчетность на достоверность?

17.05.2018
282
Управленческая отчетность, которая не соответствует условиям достоверности, ведет к прямым потерям в бизнесе.