Кейс Баланс Онлайн: как выявить процессы, непрозрачные для финансового контроля

На входе

Компания 200 человек.
Структура с финансовым директором.
Данные в управленческой и бухгалтерской 1С, ключевые финансовые отчеты - в Excel.

Минимальный срок предоставления услуги: от 1 недели. Минимальный бюджет: от 100 тыс. руб./неделю

Компания – оптовик с оборотами 400-500 млн. руб./месяц, со своей историей и сложившейся схемой контроля финансов. Появились новые цели, реализация которых потребовала четкого понимания финансового расклада сейчас и возможностей в ближайшей перспективе.

У собственника был один вариант - разобраться. Но как это сделать эффективно, без «ухода» в теорию и бесперспективные разбирательства с финансовым директором, в которых финансовый директор «всегда прав»?

Был выбран Баланс Онлайн и возможность увидеть реальное состояние дел и понять, что делать, пройдя несколько простых шагов. Было поставлено условие – предельно аккуратная работа с ключевыми людьми, так как высок уровень ответственности и доверия.

Какие работы были сделаны

Чтобы решить данную задачу – необходимо было увидеть явным образом, какие статьи Баланса Онлайн нельзя наполнить данными прямо сейчас. Есть в компании нужные нам данные или нет? Самое любопытное, когда их нет (при условии, что все отчеты вовремя подаются наверх, и вроде бы все нормально).


Разработали структуры основных финансовых отчетов.



Составили список людей, которые явным образом могли бы предоставить данные сразу по запросу. Обычно интересны лишь данные, которые собирались не дольше 30 минут.



Свели Баланс Онлайн на основе данных, которые смогли получить. Проверили, сходится или нет. Результат: нет. 

По ходу дела решили вопрос - а цифры в принципе должны сходиться или нет? Конечно, если в компании есть неуправляемые места, то цифры не могут сойтись. Если есть темные места, и мы согласны с их существованием, то искажения в отчетах – это нормально. Это та самая «мутная вода», связанная с деньгами компании.

И здесь важный вопрос для руководителя бизнеса: хотим мы организовать эти места или не хотим? 

Выяснили, что есть места, где данные не могут быть получены – это плохо контролируемые процессы в компании. 

Особенно вызвали вопросы: а) задолженности с клиентами и поставщиками; б) остатки товара на складах. Было еще несколько менее заметных, но крайне важных с точки зрения контроля денег процессов. На все вопросы по наличию нужных данных – были отговорки, но не было цифр, которые необходимы, чтобы сошелся Баланс Онлайн. 

Появился новый вопрос: почему мы не можем собрать данные?

Данные мы не можем получить по нескольким причинам: из-за недостаточной компетенции людей, недостаточной или неправильной организации самого процесса, нечеткого распределения ответственности, внутренних конфликтов в коллективе, недостаточной мотивации на четкое выполнение своих обязанностей. В нашем случае имели место критические недочеты в организации процессов и недостаток компетенции в финансовом блоке.

Наметили предварительные вопросы для работы с людьми, которые уже могут и должны, но не предоставляют достоверные данные.

Люди, которые не предоставляют информацию, непосредственно связанную с процессом, в котором они участвуют - так или иначе являются источником проблем для компании. Предоставление информации является критерием нужной компетенции и лояльности. 

Какой был получен результат

Получили четкий аргументированный список «темных» процессов работы с ТМЦ - процессов, с которых не удается получить достоверные непротиворечивые данные, которые поставляются с серьезной задержкой, и за которые люди не готовы подписаться.

Оценили возможный размер активов и пассивов, который не контролируется должным образом. Например, в данном примере размер стоимости неконтролируемого складского актива составил десятки миллионов рублей. Это при условии, что весь учет вроде бы ведется аккуратно.

Сформировали задачи на дальнейшее исследование данных процессов.

Собственник увидел, как должен выглядеть его Баланс Онлайн, какие статьи важны именно для него, чтобы отвечать на его вопросы о финансовом состоянии компании.

Собственник принял решение провести организационные мероприятия по исследованию «темных» процессов, получить данные и свести Баланс Онлайн за исследуемый период. 

Какие рекомендации даны

Исследовать процессы, связанные с движением ТМЦ. Выяснить, как должны быть строены процессы, чтобы обеспечить полный онлайн контроль денег, и кто на самом деле должен выступить источником достоверных данных.

Провести предварительную работу с ключевыми людьми, чтобы объяснить им важность проводимой работы. Выстроить формат продуктивного диалога с теми, кто возможно не готов по разным причинам предоставлять информацию.

Начать привлекать к плотной работе по предоставлению данных людей, которые отвечают за ту или иную информацию в рамках своих обязанностей.

Еще:

Кейс Баланс Онлайн: проверить наличие или отсутствие финансовых потерь в бизнесе

Подробнее про Баланс Онлайн, как методику понимания финансов и управления ситуацией в бизнесе