Оптимальные затраты - это затраты, выделенные на достижение определенных целей (если цели нет, то все должно быть равно нулю), по которым есть:

1. Прозрачная торговля.
2. Аргументы почему да и почему нет, почему больше и почему меньше.
3. Некий консенсус, когда обе стороны договорились, что один готов взяться за решение задач с этим бюджетом, а другой готов его выделить.

А насколько соответствуют этим признакам те затраты, которые принято считать оптимальными (они же уже утверждены, согласованы и внесены в бюджеты) в большинстве компаний? Чаще всего присутствует только третий пункт, потому что договориться и утвердить бюджет рано или поздно все равно придется. Но насколько оптимальным он будет?

Консенсус чаще всего есть, но он непрозрачен, а итоговые цифры смещены в сторону – завышены или занижены. На практике у руководителей есть два основных подхода к вопросу согласования бюджета:

1. Вычеркивание.

Боссу показывают бюджет. Он говорит, что его нужно сократить на 10%. И бюджет сокращают. В этот самый момент проблема из бюджетирования переезжает в проблему менеджмента организации. Когда через месяц у сотрудника спросят, почему он не добился результата, он скажет, что ему не дали на это денег. 

В тот момент когда затраты сокращаются сверху, ответственность с людей снимается. И этот съем ответственности – гигантская демотивация при достижении цели. Это имитация борьбы с затратами за счет других сторон жизни организации.

2. Зазор.

Если руководство понимает, что нет смысла давить сверху и искусственно вычеркивать затраты, в согласованном бюджете возникает зазор. Потому что консенсус оказывается завышен, и этот зазор служит для руководства страховкой от невыполнения задач. 

Но задача бюджетирования, на самом деле, одна - не снимая ответственности их оптимизировать затраты компании на достижение определенных целей.

Если вы хотите оценить действующую систему бюджетирования, то решите для начала, каким способом она решает ту задачу, которую вы заявляете. Какой набор шагов предусмотрен в действующей системе для достижения цели? Он выполняется? 

P.S. А теперь хочется спросить поставщиков программ для бюджетирования, а где у вас функционал по организации торговли и по проверке, что она есть? Функционал по расчету цифр есть, функционал по агрегации нескольких таблиц в одну есть, а по торговле? Все системы бюджетирования нацелены на учет сложившихся бюджетов. Бюджет как-то складывается за пределами этой системы, люди как-то договариваются, а в системе уже ведется учет этих принятых ранее обязательств. И к оптимизации этот процесс бюджетирования не имеет никакого отношения.

HELP!