Противодействие хищениям и потерям. Кейс 3: как обеспечить достоверность данных через раздачу персональной ответственности

1. Проблема: недостоверность данных, связанная с «человеческим фактором». Задача – раздать людям персональную ответственность за данные, которые они предоставляют. 

2. Что анализировали:

• Перечень счетов (имеются ввиду бухгалтерские счета), подписанных ответственными за их достоверность.

• Перечень возражений со стороны ответственных лиц, содержащий причины того, почему они не подписывают счет.

• Сверочные отчеты по каждому возражению.

3. Откуда брали данные:

• Из интервью с ответственными лицами.

• Из текущей информационной системы компании.

• Из подписанных сверок.

4. Как анализировали:

• Просили ответственных лиц подписать счета, если готовы взять на себя ответственность за их достоверность.

• Фиксировали возражения ответственных лиц, если они не были готовы подписать счета.

• Ставили задачу доказать или опровергнуть заявленные возражения.

• Давали возможность заявить о противоречии по причине нехватки данных.

• Давали возможность довести недостающие данные.

• Давали возможность подписать обновленные счета после довведения данных. 

• Ввели как обязательное мероприятие в дальнейшим подписание ответственными лицами всех изменений в регламентах и документах.

• Ввели в компании функцию контролера.

• Организовали процесс непрерывной проверки правильности данных контролером.

5. Результат:

• Люди перестают подписывать данные, в достоверности которых они не уверены.

• Обеспечение достоверности данных в компании.