Как баланс помогает узнать правду о компании

Часто у собственников возникают вопросы к своему бизнесу и для ответа на них нужно понимать текущее состояние, угрозы и возможности компании. Это могут быть вопросы, связанные с внутренней работой организации: когда и сколько денег можно вывести из бизнеса, как оптимизировать затраты, как избежать кассовых разрывов, как сократить кредитную нагрузку, как избежать форс-мажорных ситуаций и др. Есть вопросы, на которые сильное влияние оказывают внешние факторы: можем ли мы инвестировать в новое направление или проект, как мы можем изменить текущий продукт для удержания рынка, какие направления следует закрыть и т.д.

Для ответов на эти вопросы используют разные подходы, но есть эффективный инструмент, проверенный временем, который в большинстве компаний используется формально. И не применяется для качественного информирования первых лиц.

Речь идет о достоверном управленческом балансе.

Например, при ответе на вопрос «сколько мы можем сейчас вывести денег из бизнеса?» очень поможет баланс. Он покажет распределение наших денег по статьям и поможет понять их ликвидность.

Или, например, если наш рынок сжимается и мы ищем ответ на вопрос «что мы можем предложить клиенту?», то баланс нам поможет проверить наши гипотезы. Например, мы узнаем «можем ли мы дать клиентам большую отсрочку?» или «на какую группу товаров мы можем создать акцию?».

Вспомним этот незаслуженно забытый инструмент и рассмотрим его подробнее.

Для начала зададимся вопросом «Зачем нам смотреть в баланс?»

Зачем нужен баланс?

Ведь можно же смотреть на отчет «О прибылях и убытках» и отчет «Движение Денежных средств». И в них «все есть», чтобы понять ситуацию с финансами в компании. 

Отчет «О прибылях и убытках» отвечает на вопросы: как и за счет чего изменился капитал компании.

Отчет «Движение Денежных средств» покажет, как двигались деньги в кассе и на р/сч.

Но ведь есть же и другие активы: остатки товаров и сырья на складе, задолженность клиентов, ОС и НМА, подотчеты, выданные кредиты, депозиты, авансы поставщикам и т.д.

Также не попали под наш контроль такие пассивы как: задолженность поставщикам, авансы клиентов, задолженность разным контрагентам, привлеченные кредиты, задолженность по зарплате, задолженность по дивидендам и т.д.

Неужели эти цифры не стоит контролировать?

Может использовать специальные отчеты? И смотреть детально на каждый из них.

Специальные отчеты – это хорошо, они помогают нам понять структуру и динамику актива или пассива.

Но они не способны нам сказать «где деньги?», не понятно в какой специальный отчет смотреть.

Надо все эти цифры увидеть вместе, так мы сможем их сравнить между собой. И, конечно же, увидеть их динамику.

Получается баланс все-таки нужен!

Под балансом мы понимаем связку двух балансов за разные даты и отчета «О прибылях и убытках» за соответствующий период. Для удобства в тексте будем назвать этот комплект отчетности просто балансом.

Какой же баланс нам нужен?

Для начала мы хотим правдивый баланс, который четко покажет сколько у нас денег и долгов, по каким статьям они распределены.

Как же получить правдивые статьи баланса?

Надо понять какие у нас вообще есть статьи баланса, какая нужна детализация каждой статьи и каким образом получить в них правильные значения.

Правильные значения будут только если у нас правильная бизнес-логика (система показателей) и правильные первичные данные.

Разработка бизнес-логики задача не из простых, нужно выяснить все процессы, которые влияют на финансовое состояние компании и правильно связать их в полную, непротиворечивую и понятную систему.

Обеспечение системы правильными данными тоже вопрос не праздный. Для начала надо понять какие данные у нас есть и каких нет. Далее нужно понять смысл, структуру и качество тех данных, которые мы имеем, и связать их с теми, которые нам нужны. И в завершении необходимо обеспечить непрерывный ввод реальных данных в систему. Причем как тех данных, которые мы уже собираем, так и новых. А эти изменение в работе сотрудников. Внедрение изменений всегда непросто и сложность возрастает при увеличении кол-ва сотрудников.

Баланс должен быть в режиме онлайн, ведь он нам нужен для контроля бизнеса

А контролировать мы хотим не раз в месяц(квартал), а каждый день (час, минуту).

Ведь каждый день в нашем бизнесе происходят события, влияющие на его состояние. И если мы будем контролировать раз в месяц, то наша реакция будет с опозданием на месяц. А как мы знаем «время-деньги»!

На пути к онлайновости баланса обязательно будет сопротивление сотрудников, отвечающих за цифры в балансе.

Вам будут говорить, что баланс надо подготовить (обработать, подбить, закрыть период и тому подобное). Такие действия очень похожи на сокрытие реальных данных или на манипуляцию ими. Если есть время на подготовку отчетов, то их можно скорректировать в любую сторону в интересах подготовителя.

Вы хотите видеть нарисованную кем-то картинку или реальную ситуацию?

Если хотите узнать правду о свой компании, то требуйте, чтобы отчеты были доступны в режиме онлайн и никакой обработки.

А еще баланс должен быть удобный и понятный собственнику.

Должна быть возможность посмотреть баланс в любой детализации (вплоть до первичных операций), с любыми группировками и разрезами.

Ведь иначе цифры не понятны.

Например, затраты хочется смотреть по статьям и подразделениям, объем продаж по направлениям и категориям.

Невозможно эффективно применять баланс, когда вам предлагают смотреть только итоговую цифру или только с детализацией до операций. Должны быть все уровни детализации!

Статьи и их детализация должны быть понятны собственнику, чтобы не было необходимости прибегать к услугам аналитика и тому подобных «переводчиков значения непонятных цифр».

Перевод будет не точным из-за ограниченности понимания переводчиком вашего бизнеса и его возможной заинтересованности в «правильном» переводе.

Резюмируем вышесказанное

Баланс – это средство объективного контроля бизнеса, которое поможет вам ответить на ключевые вопросы развития компании.

Критерии наличия правильного баланса:

1. Баланс должен быть выстроен системно: отражать все состояния денег и необходимую для анализа и проверки детализацию.

2. В балансе должны быть реальные данные, а не формальные.

3. Баланс должен быть в режиме онлайн, ведь контроль бизнеса необходим постоянно.

4. Баланс должен быть удобный и понятный собственнику

Трудности на пути к настоящему балансу:

1. Высокая сложность задачи по выявлению всех статей баланса, ключевых операций и выстраиванию их взаимосвязей.

2. Высокая сложность задачи по выяснению нужного уровня детализации статей. 

3. Высокая сложность задачи по определению источников, качества и структуры текущих данных.

4. Конфликты при передачи сотрудникам ответственности за данные в системе.

5. Конфликты с сотрудниками при необходимости изменения их работы для ввода новых данных.

6. Высокая сложность задачи по изменению информационной системы для достижения онлайновости.

7. Конфликты с сотрудниками при обеспечении онлайновости ввода данных.

8. Высокая сложность задачи по согласованию смыслов данных для их однозначного и правильного понимания.

9. Дополнительные изменения в информационной системе для повышения удобства работы собственника.