Metrika. Баланс Онлайн
8 (831) 216 17 46
Отправить заявку
Подпишитесь
и получайте удобную подборку полезных статей про управление не чаще 1 раза в неделю

Как окупается проект по созданию системы управления финансами

Кейсы    13.07.2016
1229
   А. А. Залезский

Иногда руководители бизнеса сомневаются в возврате инвестиций в систему управления финансами. Давайте рассмотрим, за счет чего происходит такой возврат и в чем выгода. 

Предлагаю рассмотреть экспертную оценку выгодности создания системы управления финансами, основанную на собственном опыте и понимании возможных механизмов окупаемости.

Для примера возьмем систему управления финансами на основе технологии Metrika, решающую 4 задачи:

  1. Контроль над финансами компании онлайн (Metrika. Баланс Онлайн).

  2. Деловое планирование и бюджетирование (Metrika. План и Бюджет).

  3. Аналитическая система (Metrika. Инфо Студия).

  4. Расчет зарплаты, бонусов, мотивации (Metrika. Расчет Бонусов).

Подобную систему «под ключ» в компании с оборотом более 500 млн. руб. и численностью более 300 человек мы делаем за 18 - 26 недель.

Мой опыт показывает, что вложения вернутся в срок от одного до двух месяцев. Если следовать понедельному календарному плану, мы обнаружим сокращение затрат и рост чистой прибыли, превышающие стоимость проекта, уже в момент получения Баланса Онлайн.  Остальные задачи дадут дополнительный вклад в эффективность работы руководителей и отдельных подразделений.

Встает вопрос об излишней загрузке руководителей в ходе построения такой системы управления финансами. В нашем случае, руководители будут загружены как раз той задачей, которую мы хотим решить – оптимизацией затрат компании и совершенствованием финансовых результатов.

Давайте обсудим подробнее за счет чего окупается проект

Во-первых, это оптимизация бюджетов затрат всех подразделений. Чаще всего размер неоптимальности мы оцениваем в 5%-15% (это более чем реалистично). Но даже если удается оптимизировать бюджет на 1%-2%, то срок окупаемости проекта – 2-3 месяца только за счет бюджетирования затрат.

Во-вторых, руководство компании начинает видеть плановые значения чистой прибыли и других основных финансовых показателей. Эти значения можно совместно обсуждать и согласовывать, а руководитель компании может их утверждать или отвергать.

В итоге, у менеджмента компании появляется обязанность:·  

  • достигать согласованных и утвержденных значений чистой прибыли и других финансовых показателей;

  • постоянно контролировать соответствие запланированных и фактически получаемых результатов в текущем моменте;

  • оперативно исследовать причины отклонений;

  • оперативно реагировать, если утвержденные финансовые результаты под угрозой.

То есть лучшие финансовые результаты достигаются за счет более энергичных, лучше замотивированных и более обоснованных действий менеджмента.

Часто ситуация такова, что мониторинг финансовых результатов возможен только с опозданием на месяц и более (а это 99% всех наших проектов). Мы видим «прозрачное прошлое», в котором ничего нельзя изменить, и «непрозрачное настоящее», в котором приходится работать. «Прозрачное настоящее» в области финансов – необходимое условие мотивации топов на достижение согласованных и утвержденных финансовых результатов.

Перед началом проекта сложно строить прогнозы о том, насколько может измениться чистая прибыль. Но если она вырастет даже на несколько процентов, то срок окупаемости все равно будет исчисляться месяцами. 

Из практики: в одном из наших проектов через месяц работы была выявлено и доказано значительное занижение прибыли, что в конечном итоге стало стимулом для вложения в бизнес дополнительных инвестиций. Хотя до начала проекта владельцы старались не вкладывать лишних средств в свое предприятие, считая рентабельность малопривлекательной, а бизнес рискованным. В другом нашем проекте энергичные и обоснованные действия топ-менеджеров привели к росту чистой прибыли больше, чем на 50% в течение одного квартала. И это были значительные цифры.


В-третьих, компания может экономить на зарплатах людей, занятых подготовкой аналитических отчетов для первых лиц, торговых и закупочных подразделений. Или, за те же деньги, может получить на порядок больше разнообразной аналитики. Это не очень большие деньги – если считать работу одного постановщика задач программистам (не полностью), одного руководителя программистов (не полностью), и одного-двух программистов (полностью), то получится сумма порядка 200 - 250 тыс. руб./мес. Таким образом, весь проект может быть окуплен этой суммой примерно за 21 – 26 месяцев. Считаю это прекрасным дополнением к первым двум пунктам.

И, в-четвертых, компания может автоматизировать процессы:

  • расчета зарплаты;

  • согласования дополнительных премий и удержаний, утверждаемых руководителями подразделений.

Это приводит, по нашему опыту, к дополнительной экономии в размере от нескольких десятков тысяч рублей в месяц, что в течение года окупает заметную часть затрат на проект.

Любимая отговорка менеджмента: «большое отвлечение рабочего времени» руководителей от «основной работы» 

Все как раз наоборот – происходит большее привлечение внимания и усилий руководителей всех уровней к вопросам оптимизации затрат, что как раз и является нашей целью. Именно усилия руководителей подразделений, концентрация их внимания на оптимизации затрат и приводит в конце концов к реальной оптимизации. Просто они начинают более эффективно выполнять свою «основную работу».

Кроме того, происходит привлечение внимания топ-менеджеров к основным финансовым показателям компании: чистой, операционной, валовой прибыли, операционным и инвестиционным затратам, структуре активов и обязательств компании. Появляется заинтересованность и активное исследование этих показателей в динамике и в сравнении план/факт. Разве это плохо? Это ведь одна из основных задач топ-менеджеров. Усилия, потраченные в этом направлении, всегда приводят к росту чистой прибыли.

Бывает, что немало времени сотрудников тратится на обеспечение достоверности данных. Если это так – то это замечательное вложение времени. Недостоверные, противоречивые, несвоевременные данные – самый верный признак недостаточно неэффективного процесса или человека, находящегося не на своем месте. Время, потраченное на достоверность данных, фактически будет потрачено на оптимизацию, как процессов компании, так и ее коллектива. Именно эта деятельность и даст эффект в виде экономии затрат, повышении продаж, управленческого комфорта.

Подводя итог: система управления финансами не просто окупается с лихвой, но и гарантирует оздоровление и безопасный рост бизнеса.

Еще вам может быть интересно

Кейс: Карта Коллективной работы в проектах по разработке программного обеспечения

16.06.2015
951
Четкое понимание качественного состава коллектива и его потенциала в сочетании с доказательной базой по каждому конкретному сотруднику позволит руководителю управлять результативностью самых ценных для бизнеса людей и команды в целом.

Оптимизация затрат. Кейс 2: перераспределение затрат

02.02.2015
1966
Кейс, связанный с оптимизацией и перераспределением затрат компании. Мероприятия проводились с целью поиска дополнительных внутренних возможностей для роста и развития бизнеса.  

Экономический эффект от достоверного информирования

14.09.2016
737
Комментарии
Добавить комментарий