Metrika. Баланс Онлайн
+7 (831) 2 600 555
Отправить заявку
Подпишитесь
и получайте удобную подборку полезных статей про управление не чаще 1 раза в неделю

Работа с информацией в бизнесе - как организовать. Часть 1: аудит

Кейсы    08.09.2016
633
   Г. Б. Шатовская, А. А. Залезский

Взгляните непредвзято на свою ежедневную деятельность, узнайте, насколько вы информированный руководитель.

Если вы руководитель бизнеса и решили повысить управляемость, вам неминуемо придется наладить работу с информацией. И чем больше правды вы начинаете видеть, чем глубже и вовремя понимаете ситуацию, тем проще ваша жизнь и круче результаты.

Для этого мало одного вашего желания - потребуется подготовить предприятие к работе с информацией. Это не так сложно, как представляется, но требует вашего непосредственного участия и внимания.

Начните с понимания того, а «как устроено сейчас». Проведите простую экспресс-диагностику. Взгляните непредвзято на свою ежедневную работу - насколько вы информированы? И что надо предпринять для улучшения ситуации?

Как это сделать, мы покажем в данной статье.

Изучив на практике даже один пункт из предложенных, у вас появится понимание реальности и возможность качественно повысить личную информированность. Уже в ходе изучения статьи вы сможете проявить, а, возможно, и решить застаревшую проблему. И усилить свою позицию на ближайшей планерке.

Начинаем!

Аудит информационного поля

Аудит информационного поля позволит понять, насколько получаемая вами информация (отчеты, сводки, сообщения и т.д.) работает в ваших интересах, и соответственно, в интересах управления.

Дополнительно сможете выявить, "где теряем" из-за противоречивой или ложной информации. Поймете, чем занимаются отделы ИТ и аналитики, в чем основные причины затягивания сроков и отсутствия видимых результатов в решении поставленных задач.

Посмотрим, как это можно сделать, используя уже имеющиеся в компании инструменты. 

Проверка 1

  1. Составьте список проблем, которые волнуют вас, как руководителя, прямо сейчас. Лучше в виде простых вопросов

    Вопросы будут отличаться. Если вы собственник – волнуют одни темы, например:

    •   Почему снижается прибыль?
    •   Где деньги?
    •   Какой реальный эффект мы получили от дополнительных инвестиций? Стоит ли еще вкладываться в наш бизнес?
    •   Почему не можем завершить важный проект?


      Если вы – наемный директор предприятия, вопросы будут связаны с оперативными делами, например:
    •   В компании не хватает денег на расчетном счете для оплаты зарплаты или платежей поставщикам.
        В прошлом месяце все хватало. Что происходит? И как лучше действовать?
    •   Почему vip-клиент сделал заказ у конкурента?
    •   Затраты на складскую логистику резко выросли. В чем реальная проблема? Где и что мы должны поменять,
        чтобы снизить издержки?

  2. Попросите все отчеты или сводки, которые есть по вашему вопросу

    Правило №1   Отчет должен быть сделан не больше, чем за 10-15 минут. То есть, сразу после того, как вопрос у вас появился.

  3. Оцените

    Какая информация у вас есть по вашему вопросу?
    Сколько отчетов вам потребовалось и от какого количества людей?
    Вы можете полученные цифры детализировать и уточнять?
    С помощью полученной информации вы можете ясно ответить на свои вопросы?
    Вы смогли разобраться за 15 минут или за большее время?
    Какие новые вопросы у вас возникли?
    Вам стало понятнее, что делать конкретно для решения проблемы?

  4. Теперь сделайте вывод: вы можете отвечать на свои вопросы с помощью имеющейся информационной системы?

    Это очень полезный аудит, так как в первую очередь настраивает вас на процесс информирования. И то понимание ситуации, которое вы можете сложить из цифр и сведений в текущий момент времени – говорит о ваших управленческих возможностях.
    Здесь важно понять идею. Информация – не ресурс! Это ваше непосредственное поле деятельности как руководителя.


Итак, поехали дальше.


Аудит информационных показателей. Полнота информации

Теперь вопрос про индикаторы – ведь именно они помогают высветить то или иное состояние нашей компании.

К сожалению, в бизнесе тема показателей заштампована понятием KPI. Все-таки KPI полезны для целеполагания и общей ориентированности на результат, иногда – для формализации отдельных мотиваций.

Но KPI не приближает нас к личной информированности, а значит и к эффективности управления. Ведь информирование подразумевает возможность быстро разобраться в любом важном для нас вопросе. Поэтому от индикаторов-показателей требуется нечто большее.

Здесь требуется уточнить суть индикатора.

К слову, люди придумали измерять температуру тела, чтобы отслеживать степень здоровья человека на текущий момент. Если температура превышает норму, значит некая хворь завладела организмом и требует лечения. Данный индикатор предельно простой, практически гениальный.

Но трудность начинается в тот момент, когда мы поняли, что болезнь есть, но какая именно – требует дальнейшего исследования. И нужны новые индикаторы. Еще более нетривиальная задача – выявить болезнь, которая поразила человека, но индикатором «температура» не фиксируется.

Поэтому мы будем говорить об оперативных показателях. Их мы можем как градусники «расставить» совершенно в разные места с целью как можно точнее видеть некоторые проявления жизни предприятия.

Итак, ваш следующий шаг – понять, на какие индикаторы вы сейчас опираетесь. 

Проверка 2

  1. Посмотрите, с помощью каких показателей (индикаторов) вы можете исследовать свой вопрос прямо сейчас

  2. Оцените

    Вы видите только температуру или можете идентифицировать болезнь?
    Например, вы видите остатки на расчетных счетах или можете ответить на вопрос, насколько эффективно работают деньги? Какие индикаторы «про деньги» у вас есть?
    Или. Пытаясь понять, почему «люди стали хуже работать», на какие индикаторы вы смотрите?

    Еще пример: клиенты недовольны из-за регулярной пересортицы в отгрузках, при этом руководителю отчеты показывают, что все отлично. На что вы смотрите?  На остатки и результаты ревизии - или вы получаете несколько показателей, позволяющих разобраться, почему возникает пересортица?

  3. Теперь сделайте вывод: вы можете отвечать на свои вопросы с помощью имеющейся информационной системы?



Аудит информационных показателей. Понятность информации

Есть отличная история из нашей практики, когда сцепились в равной схватке коммерческий директор и финансовый директор на тему «Какая дебиторская задолженность правильная?». Та, которая получилась в отчете коммерсанта или та, которую сформировал финансист?

В результате недолгих разбирательств выяснилось, что оба правы. Они просто отчеты назвали одинаково, но дебиторская задолженность у каждого из них – разная, каждая для своих задач. То есть два показателя «Дебиторская задолженность», одна с учетом возвратов товаров, а другая – без таковых.

Чем отличается одна информация от другой? Она отличается смыслом.

Чтобы мгновенно понять, какой смысл несет та или иная цифра в отчете – надо бы иметь «внутренний язык», надо очень четко понимать, как получается цифра, на которую вы смотрите.

Это похоже на то, как думающий человек очищает для себя новостной информационный поток, который льется ежедневно буквально отовсюду. Человек проверяет источники, ищет связи и реальные смыслы, вместо того, чтобы тупо доверять информационному мейнстриму, который на поверку может оказаться манипуляцией. 

Проверка 3

  1. Возьмите один из отчетов, который вы получили. Выберите любую цифру – и спросите, что это такое. Только спросите у разных людей

  2. Оцените

    Вы сразу поняли, что означает цифра?
    Все одинаково понимают смысл показателя?

  3. Узнайте, как получились эти цифры

    Какие источники данных, какая связь с процессами, какие математические формулы.
    Эта несложная исследовательская работа покажет Вам очень многое – каждая цифра, которую вы принимаете за данность, откуда-то появилась.


Коммуникации

Основные потери в области использования информации для задач управления – это потери на передачу смысла между людьми. С помощью правильно сформированных оперативных показателей эта проблема исчезает.

Компания готова к информации, если у нас появляется механизм мгновенного выяснения «о чем идет речь». Проверим, так ли это сейчас.

Проверка 4

  1. Попросите сделать для вас новый отчет или несколько отчетов

    Например, по такой проблеме: есть звонок от ключевого клиента с сообщением о том, что мы ему вовремя не отгрузили заказ. В чем истинная проблема? И что надо делать?

  2. Получите информацию и сделайте свои выводы

    Проведите беседу с руководителем продаж и выясните для себя – он так же, как и вы понимает то, о чем информируют отчеты?
    Узнайте у него, как были получены цифры в отчете.
    Узнайте, как он решает задачу, и как он видит истинную проблему и что делать?

Проверка 5

  1. Соберите планерку по теме, которую хотите обсудить

  2. Пусть все выскажутся, а потом задайте вопрос «Что это такое, по-вашему?»

    Например, вы обсуждаете с топ-менеджерами прибыль.
    Задайте каждому участнику обсуждения «Что такое прибыль?». Оцените, насколько вы одинаково понимаете то, на обсуждение чего вы тратите драгоценное время.
    Другой пример: «Что значит - выросли продажи?», «Что значит - снизилась мотивация?» И т.д.

  3. Оцените

    Вы одинаково понимаете то, на обсуждение чего вы тратите драгоценное время.


Проверка данных на достоверность

Теперь самое интересное.

Вообще, когда речь идет об эффективном управлении, ничто не имеет большого смысла, чем достоверное информирование.

Данных в нашей жизни и жизни компаний становится все больше, поэтому работа с данными становится важной темой. И вправду, сегодня с данными можно делать разные чудесные аналитические кульбиты, получать красивую и полную картину о ситуации. Но вот незадача. Если данные не достоверны – все эти картины не имеют никакого серьезного применения. Более того, если регулярно пользоваться недостоверными данными – риски для нашего бизнеса начинают превышать наши возможности им противостоять.

Долгое время считалось, что достаточно купить программу и совершить набор организационных действий, например, внедрить управленческий учет или описать процессы, чтобы получать достоверные данные.

Надо сказать, что вопрос достоверности еще год назад вообще не стоял в компаниях.

Для первого знакомства с информационным полем руководителя важно понимать, что в условиях недостоверности – все данные являются ненадежными и при необходимости могут быть оспорены. Опереться в конкретных действиях на них нельзя.

Чтобы информация стала главным оружием руководителя, нужны правильные и непротиворечивые данные. В чем здесь проблема?

Даже если у вас в компании работает автоматизированная информационная система управления, не факт, что ваши данные правильные. Наш длительный опыт говорит о том, что в каждой второй компании количество достоверной информации стремится к нулю.

Этому есть несколько объяснений.

Почему данные стремятся к недостоверности:

  • Данные берутся из разных источников и произвольно консолидируются.
  • Отсутствует или нарушена логическая связь между данными.
  • В информационной системе компании отсутствует проверка непротиворечивости данных.
  • Вводятся данные с ошибками, и это никак не отслеживается (системой или специальными правилами).
  • В результате несогласованной и неправильной работы копиться ошибка, влияющая на многие данные.
  • И т.д.

И большинство информационных систем устроены так, что неправильная работа пользователя ничем себя не проявляет, кажется, что все нормально. Вопросы возникают в тот момент, когда требуется более серьезный анализ состояния компании.

Полноценная ревизия данных позволяет создать реальную картину состояния компании на текущий момент времени. А несколько простых рецептов помогут вам самостоятельно понять, насколько правдивой информацией вы пользуетесь сейчас.

Проверка 6

Попросите у разных ответственных людей (то есть из разных источников) одну и ту же цифру. 

    • У всех цифра одинаковая?
    • Если разная – кто как объясняет достоверность именно его цифры?

В нашей практике сравнение значений оперативных показателей из разных источников – это обязательная работа в рамках проверки достоверности данных. Для вас же это первый способ понять качество вашей информированности, так как это индикатор надежности ваших управленческих решений.

Пример: руководитель просит показать прибыль проблемного филиала в другом городе. В итоге: финансовый директор показывает убыток в 400 тыс. руб., главный бухгалтер – убыток в 1, 2 млн. руб., а руководитель филиала – прибыль в 200 тыс. руб. Где правда? На что опереться в принятии решений?

Данный аудит на достоверность имеет множественную ценность для вас.

Дело вот в чем! Если вы сделаете попытку разобраться в этих полученных отчетах, вы узнаете про людей, которые их готовили, практически все. Чем они занимаются, как они мыслят, что они учитывают и считают важным. Они оперируют фактами или пытаются подогнать под ваши ожидания, проявляют озабоченность показать красивые цифры или стараются объяснить, почему цифра именно такая.

Люди, когда делают отчет – пишут исповедь. Прочитайте, выделите по дню на каждый отчет – сможете узнать про ваших людей больше, чем с помощью любых экспертных или психологических оценок.



Проверка программного обеспечения

Следующая тема, связанная с правдивостью управленческой информации, лежит в плоскости технических инструментов. Другими словами, насколько ваши учетные программы позволяют получать противоречивые данные.

Ключевой момент в том, как устроен механизм редактирования. И вопрос в злоупотреблении механизмом редактирования. Он должен использоваться для исправления ошибок ввода. Если нет способа зафиксировать важную операцию, то они исправляют другие операции и т.д.

Проверка 7

  1. Создайте отрицательные остатки товаров на складе

    Очень часто программы позволяют ввести больше, чем есть товаров на складе.

  2. Отредактируйте количество, даты, склада назначения

    Есть вредный подход: запретить любое редактирование. Но редактирование – это необходимый механизм исправления ошибок ввода данных. Если у вас такое правило, скорее всего, путаница с данными присутствует, только размер его узнать сложно, так как все уверены, что все ок.


Во 2-й части «Как подготовить компанию к работе с информацией» вы поймете, что надо сделать, чтобы система информирования первых лиц появилась в компании. 

Источник: www.imetrika.ru


Другие материалы по теме:

Достоверное информирование руководителя

Кейс по оперативным показателям: удержание финансового результата при слиянии компаний



Еще вам может быть интересно

Кейс: контроль собственником реальной чистой прибыли

16.06.2015
1215
Данный кейс связан с непониманием собственника компании того, сколько же прибыли на самом деле приносит его компания? Цифры из разных отчетов не сходятся, и, как следствие, не вызывают доверия. Есть только ощущение, что где-то незаметно исчезают его деньги.

Кейс Баланс Онлайн: проверить наличие или отсутствие финансовых потерь в бизнесе

25.12.2015
896
Как собственник может убедиться, что он все знает о финансах своего бизнеса, и насколько правдивы отчеты, которые ему предоставляют.

Кейс: Карта Коллективной работы в проектах по разработке программного обеспечения

16.06.2015
904
Четкое понимание качественного состава коллектива и его потенциала в сочетании с доказательной базой по каждому конкретному сотруднику позволит руководителю управлять результативностью самых ценных для бизнеса людей и команды в целом.
Комментарии
Добавить комментарий