Metrika. Баланс Онлайн
8 (831) 216 17 46
Отправить заявку

Кейс Баланс Онлайн: как получать полное и точное понимание финансовой ситуации в бизнесе

Кейсы     02.02.2016
1403
   Metrika

Собственник захотел изменить качество общения по финансовым вопросам со своим финансовым директором. Что для этого сделали, и почему в итоге выросла прибыль.

На входе


Компания » 500 человек.
Есть финансовый директор. 
Данные в бухгалтерской системе 1С, в собственной системе, Excel.

Минимальный срок: от 5 месяцев. Минимальный бюджет: от 200 тыс. руб./неделю.


Как ставил задачу собственник

Изначально собственник захотел изменить качество общения по финансовым вопросам со своим финансовым директором. Был выставлен четкий критерий: финансовый директор должен предоставлять достоверную отчетность по требованию – и уметь отвечать на все уточняющие вопросы собственника сразу и аргументированно (а не так, что к каждому ответу надо готовиться по несколько дней). Кроме того, у собственника были опасения, что возможны потери в перспективе, потому что он не может ответить на ряд волнующих его вопросов, а анализ отдельных показателей предсказывает падение прибыли.

Потребовался другая система, которая позволит видеть финансовому директору объективную картину, потребовалось обучение финансового директора ее использованию.

Позитивной особенностью проекта было относительно высокое качество данных в бухгалтерии и в собственной информационной системе. Не понадобились дополнительные работы по повышению качества данных.

Какие работы в рамках продукта были сделаны

На 1-м этапе провели тестирование ситуации и получили предварительное понимание наличия финансовых потерь в компании. 
На 2-м этапе провели исследование всех процессов работы с ТМЦ и разработали структуру Баланса Онлайн. 

1-32.png

Выявили процессы, невидимые для контроля - "темные" места в компании. Получили список данных, которые надо собрать. Вопрос – есть эти данные или нет.

1-33.png

Сделали новую структуру Финансовых отчетов.

1-34.png

После этого стали искать источники данных: в собственной информационной системе и в бухгалтерской учетной системе.

В компании сотрудники бухгалтерии оказались высокого уровня, поэтому работа с данным источником данных была быстрая и продуктивная. Они помогли разобраться в необходимых данных, которые хранились именно в бухгалтерской системе.

Кстати, в рамках исследовательской части Баланса Онлайн стало видно, как выгодно нанимать толковых сотрудников. Компания либо значительно экономит деньги, либо получает в десятки раз более высокий результат. Если что-то хочется построить в компании, то работать с развитыми людьми выгодно за любые деньги. Качество – в десятки раз выше. Остальные тоже получают какие-то результаты, но очень долго, требуют «мотивации», постоянного контроля и т.д.

Ясно, на кого можно опереться в вопросах развития компании. Считается иногда, что босс принял решения, и все бросятся развивать компанию. Это в компании захотят делать далеко не все. Тех, кто захочет и сможет будет меньше 20%, но они получат весь результат, поэтому их полезно знать.

В рамках данного проекта был выявлен костяк сильных специалистов и менеджеров. Аргументированное понимание размера вклада человека в решение задачи очень упрощает работу по мотивации ключевых людей.

1-35.png

В компании было несколько бизнес-направлений, работа которых все более становилась обособленной, и требовалось исключить потери из-за отсутствия точных финансовых итогов каждого из них. 

Мы сделали Баланс Онлайн для каждого бизнес-направления. Для это была проведена работа по разделению бизнес-направлений и формирования новых правил с целью разделения затрат между бизнес-направлениями. 

Этап автоматизации Баланса Онлайн на 80-90% занят работой с людьми по получению адекватных данных. Здесь самая большая сложность проекта.

Дело в том, что у нас есть инструмент, который ускоряет разработку в десятки раз. И если наши коллеги с рынка сложность видят в разработке – у нас этой проблемы нет. Все будет работать как надо и будет переделано столько раз, сколько нужно.

Сложность получения автоматизированного Баланса Онлайн в том, что люди, которые используют систему – могут работать с информацией плохо: ошибаться, игнорировать, не делать. И здесь все просто, наш инструмент позволяет этих людей показать. И если компания хочет дальше работать с этими людьми, то есть все способы, чтобы добиться качественной работы с информацией. 

1-36.png

Чтобы отвечать на вопросы финансовому директору кроме Баланса Онлайн требовалось иметь процесс планирования и бюджетирования.

Поэтому следующий шаг – работа по формализации отдельных процессов и обучению сотрудников этим процессам.

В данном проекте особое внимание было уделено процессам: бюджетирования затрат и планирования движения всех денежных средств, финансирования поставщиков и клиентов, работе с кредитами, работе с курсами валют.

Какой был получен результат

Собственник сумел быстро ответить на свои вопросы, разобраться и принять понятные ему успешные меры раньше возможных негативных событий.

Был получен Баланс Онлайн всего бизнеса и каждого из бизнес-направлений, автоматизировано получение Баланса Онлайн каждого из направлений с возможностью анализа вглубь. Это позволило говорить о точности финансовых данных + позволило собственнику получить прямые доказательства финансовой стабильности бизнеса.

Точно посчитана реальная прибыль каждого из бизнес-направлений и автоматизировано получение отчета о прибылях/убытках с возможностью анализа вглубь. Это позволило добиваться от руководителей направлений более энергичных и результативных действий.

Привнесены полезные финансовые знания в компанию, в первую очередь для финансового директора. Что позволило ему отвечать на вопросы собственника в режиме онлайн.

Дополнительно: организован и автоматизирован процесс финансового планирования и бюджетирования – это позволило оптимизировать некоторые затраты. 

Материал по теме: Система бюджетирования: что такое оптимальные затраты?

В результате проекта компания получила значительный рост чистой прибыли в течение 4 месяцев после начала применения.

Какие рекомендации даны

  1. Посмотреть на реальные (доказанные) финансовые показатели – прибыль, капитал, затраты и др.
  2. Посмотреть на динамику прибыли и спросить ключевых руководителей: “Почему так?”. Добиться разумного ответа.
  3. Посмотреть на отклонение план/факт по прибыли, затратам (+ некоторые другие показатели) и спросить: “Почему отклонение по сравнению с вами же сделанным планом?”. Добиться разумного ответа.

Материал по теме:    Кейс Баланс Онлайн: проверить наличие или отсутствие финансовых потерь в бизнесе.



Поделиться

Еще вам может быть интересно

Кейс от Залезского: как действует успешный руководитель для снижения закредитованности – и зачем ему информация

01.10.2018
283
Вопрос на сессии с высшим руководством оптовой компании (запчасти, Москва): «Алексей, а как вы лично стали бы решать у нас проблему закредитованности, находясь в роли топ-менеджера?»

Сколько нужно времени, чтобы получить первичные данные из 1С?

10.07.2018
861
Задача интеграции разных систем не очень сложная, если есть достоверные первичные данные.

Карта коллективной работы. Как применить методику на практике. Кейс 1

30.01.2015
2060
Кейс, посвященный оценке команды с помощью методики "Карта коллективной работы". Задержка отчета о дебиторской задолженности.