Metrika. Баланс Онлайн
8 (831) 216 17 46
Отправить заявку

Противодействие хищениям и потерям. Кейс 1: Как обеспечить достоверность данных о товарных остатках на складе

Кейсы     03.02.2015
2048
   Metrika

1. Проблема: недостоверность данных в связи с отсутствием системного контроля и четкого понимания о том, что такое контроль, и что именно нужно контролировать.

Почему же данные недостоверны:

  • Неорганизованность номенклатуры.

  • Неорганизованность единиц измерения.

  • Неорганизованность процессов.

  • Отсутствие контроля над всем вышеперечисленным.

Последний пункт и есть основная проблема – потому что контролеры плохо понимают, что именно нужно контролировать!

2. Что анализировали:

  • Данные о фактическом состоянии дел – инвентаризация.

  • Фактическое наличие.

3. Откуда брали данные:

  • Инвентаризация – из данных ревизора.

  • Фактическое наличие – ревизия.

  • Переписка между ответственными участниками процессов - из инструментов коммуникации (почта, мессенджеры).

  • Процессы и регламенты.

  • Документооборот по движению ТМЦ.

  • Текущая информационная система компании.

4. Как анализировали:

  • Ловили все отклонения фактического наличия от учетного.

  • Устраивали «следствие» по каждому факту отклонения, чтобы установить причину отклонения:

    • Действие за пределами привычных процессов (например, в ИС есть только приход-расход, а в данном случае был возврат).
    • Кто-то не выполнил обязанности в рамках имеющихся процессов (не оприходовал, например).
    • Несанкционированное действие (хищение, некие самовольные действия, например, бой).
  • По каждому факту контролером принималось решение о дальнейших действиях в отношении ответственных лиц в соответствии с установленной причиной (в предыдущем пункте).

5. Рекомендации:

  • Организовать в компании функцию контрольно-ревизионного отдела, который будет:
    • Проводить инвентаризацию и собирать в едином центре данные о фактическом и учетном положении дел.
    • Разбираться в отклонениях.
    • Принимать решение о наличии одной из трех причин отклонений.
    • Выступать постановщиком задач для бизнес-аналитиков, руководителей и службы безопасности на основании выявленных причин.
  • Дать контролеру в качестве инструмента информационную систему, в которой будет:
    • Возможность увидеть учетные данные с той же детализацией по номенклатуре и места нахождения, что и в реальности (хранится, упаковывается, в процессе транспортировки, на гарантийном ремонте и т.д.)
    • Дать возможность видеть переписку ответственных лиц на предмет понимания их действий в рамках процесса (например, редактирование расходных накладных из-за отмены возвратных).
    • Гибкость в появлении новых процессов и изменении старых (в отличие от стандартных жестких решений). Разработка и внедрение процесса любой сложности – за 1 неделю.

Поделиться

Еще вам может быть интересно

Сколько нужно времени, чтобы получить первичные данные из 1С?

10.07.2018
1424
Задача интеграции разных систем не очень сложная, если есть достоверные первичные данные.

Оптимизация затрат. Кейс 2: перераспределение затрат

02.02.2015
2512
Кейс, связанный с оптимизацией и перераспределением затрат компании. Мероприятия проводились с целью поиска дополнительных внутренних возможностей для роста и развития бизнеса.  

Кейс: как появляются ошибки в консолидированной финансовой отчетности

19.06.2015
2141
Для собственника расхождения показателей в управленческом финансовом учете чреваты тем, что финансовое благополучие компании может оказаться мнимым. Почему так, откуда появляются ошибки в финансовых отчетах и чем они опасны для работающего бизнеса – ответ на эти вопросы в данном кейсе.