Metrika. Баланс Онлайн
8 (831) 216 17 46
Отправить заявку

Противодействие хищениям и потерям. Кейс 1: Как обеспечить достоверность данных о товарных остатках на складе

Кейсы     03.02.2015
2588
   Metrika

1. Проблема: недостоверность данных в связи с отсутствием системного контроля и четкого понимания о том, что такое контроль, и что именно нужно контролировать.

Почему же данные недостоверны:

  • Неорганизованность номенклатуры.

  • Неорганизованность единиц измерения.

  • Неорганизованность процессов.

  • Отсутствие контроля над всем вышеперечисленным.

Последний пункт и есть основная проблема – потому что контролеры плохо понимают, что именно нужно контролировать!

2. Что анализировали:

  • Данные о фактическом состоянии дел – инвентаризация.

  • Фактическое наличие.

3. Откуда брали данные:

  • Инвентаризация – из данных ревизора.

  • Фактическое наличие – ревизия.

  • Переписка между ответственными участниками процессов - из инструментов коммуникации (почта, мессенджеры).

  • Процессы и регламенты.

  • Документооборот по движению ТМЦ.

  • Текущая информационная система компании.

4. Как анализировали:

  • Ловили все отклонения фактического наличия от учетного.

  • Устраивали «следствие» по каждому факту отклонения, чтобы установить причину отклонения:

    • Действие за пределами привычных процессов (например, в ИС есть только приход-расход, а в данном случае был возврат).
    • Кто-то не выполнил обязанности в рамках имеющихся процессов (не оприходовал, например).
    • Несанкционированное действие (хищение, некие самовольные действия, например, бой).
  • По каждому факту контролером принималось решение о дальнейших действиях в отношении ответственных лиц в соответствии с установленной причиной (в предыдущем пункте).

5. Рекомендации:

  • Организовать в компании функцию контрольно-ревизионного отдела, который будет:
    • Проводить инвентаризацию и собирать в едином центре данные о фактическом и учетном положении дел.
    • Разбираться в отклонениях.
    • Принимать решение о наличии одной из трех причин отклонений.
    • Выступать постановщиком задач для бизнес-аналитиков, руководителей и службы безопасности на основании выявленных причин.
  • Дать контролеру в качестве инструмента информационную систему, в которой будет:
    • Возможность увидеть учетные данные с той же детализацией по номенклатуре и места нахождения, что и в реальности (хранится, упаковывается, в процессе транспортировки, на гарантийном ремонте и т.д.)
    • Дать возможность видеть переписку ответственных лиц на предмет понимания их действий в рамках процесса (например, редактирование расходных накладных из-за отмены возвратных).
    • Гибкость в появлении новых процессов и изменении старых (в отличие от стандартных жестких решений). Разработка и внедрение процесса любой сложности – за 1 неделю.

Поделиться

Еще вам может быть интересно

Кейс от Залезского: как действует успешный руководитель для снижения закредитованности – и зачем ему информация

01.10.2018
2101
Вопрос на сессии с высшим руководством оптовой компании (запчасти, Москва): «Алексей, а как вы лично стали бы решать у нас проблему закредитованности, находясь в роли топ-менеджера?»

Карта коллективной работы. Как применить методику на практике. Кейс 1

30.01.2015
2703
Кейс, посвященный оценке команды с помощью методики "Карта коллективной работы". Задержка отчета о дебиторской задолженности.

Чем опасны пакетные программы для автоматизации управленческой деятельности?

06.06.2018
972
Каждый раз, когда в компанию внедряется очередная автоматизация, подразумевается, что управлять будет проще, легче и надежнее. Но это не всегда так. Кейс о том как маленький бутик разгребает большие проблемы из-за недостоверности