Что нужно знать, чтобы выбрать систему управления информацией в бизнесе?

Развитие среднего бизнеса, будь то расширение географии или открытие нового производства, запуска новой линейки продукции, предполагает выход на более серьезный уровень информационного контроля.

Количество входящих данных и информации резко увеличивается, ТОПы и руководители подразделений начинают «зашиваться» в отчетах и планах, единственный выход — это систематизация информации и автоматизация ее обработки.

Сегодня мы поговорим о том, с какими сложностями может столкнуться управленец при внедрении в компанию системы управления информацией (информационной системы).

Информационная система — это не просто программа или инструмент, а целый комплекс мероприятий по организации людей, выстраиванию коммуникаций, совместному решению задач.

Для чего нужна информационная система? Чтобы успешно решать задачи увеличения прибыли, повышения эффективности бизнес-процессов, осуществления управленческого учета и финансового контроля. Управленцу необходима информация, достоверная и обработанная. Система управления информацией это возможность работать качественно и быстро, преуспевать в решении новых задач. 

Проблемы управления информацией

Управление информацией невозможно без наличия процессов, людей, технологий и данных.

Технологические проблемы

Сегодня вряд ли можно найти компанию среднего-крупного бизнеса, в которой не было бы какого-либо софта, или в которой бы не пытались уже внедрить информационную систему. Основные проблемы отсутствия результата связаны с тем, что

1. Внедрено большое количество софта, имитирующего управление информацией.
2. Проведена некорректная интеграция между различными системами.
3. Системы не успевают модернизироваться под задачи бизнеса.
4. Отсутствует умная ИТ-стратегия на предприятии.
5. Ресурсы для развертывания ПО и внедрения систем ограничены.

Человеческий фактор

Информация попадает в систему благодаря людям и только людям. Просто так из ниоткуда она не возникает. Проблемы неработающих информационных систем и различного софта связаны с:

1. «Нечеловеческими» технологиями.
2. Непринятием персоналом внедряемых систем.
3. Недобросовестным отношением к информации при работе с системами.
4. Личными интересами как управляющих, так и подчиненных.
5. Различными потребностями и проблемами, которые пытаются решить с помощью одного решения.
6. Устоявшимися методами работы персонала.

Сложности в процессах

Бывает так, что в компаниях процессы описаны, но при этом документы совершенно не отражают того, что происходит в реальности:

1. Неустроенность процессов
2. Отсутствие ответственных за процесс

Вопросы с данными

«Информационная помойка» - именно так можно охарактеризовать большинство информационных систем компаний. Почему она образуется?

1. Низкое качество данных: дублирование, устаревшая информация
2. Нестандартизированные данные (отсутствие общепринятых определений для различных типов информации)
3. Упование на big data, то есть на некую аналитическую интерпретацию “кривых” данных, собранных в большом количестве

Управление информацией - становится приоритетным направлением, когда есть потребность увидеть всю организацию в целом. Внедрение системы управления информацией это не задача для ИТ специалиста, это бизнес-задача для ТОП менеджера компании.

10 правил, которые нужно знать перед тем как выбирать и внедрять систему.

#1. Полезной для компании может быть только полностью индивидуальная система

Каждая компания уникальна, у нее есть свои проблемы, свои правила, свои процессы. Не бывает двух одинаковых компаний. Информационная же система - это отражение работы компании, ее информационная интерпретация.

Когда компании предлагают шаблонную систему, по факту ее хотят “перекроить” под чьи-то чужие правила. В 99% случаев такие системы покупаются, внедряются, но ими не пользуются. Основные причины нежизнеспособности подобных систем:

• Жесткие правила системы, которые невозможно исправить быстро и без больших вложений. Любое изменение в стандартный процесс занимает много времени и стоит много денег.
• Вынужденное использование единой технологии, независимо от того решаются ли все задачи или нет. Пример: 1С Бухгалтерия, 1С Bitrix, 1C Торговля и т.д. Выбирая стандартную систему, чаще всего вы “подписываетесь” на ее расширения и приложения, которые не всегда оказываются работоспособными.
• Система “на всю жизнь”. Из-за сложности внедрения и подгонки системы, чаще всего компании не в силах отказаться от них. Даже если требования бизнеса изменились, система остается та же – ограничивает, тормозит, не дает развиваться.

Никто не застрахован от неудачного внедрения, но можно сократить этот риск. Для начала нужно перестать искать “коробочные” решения, в надежде, что чужой опыт будет полезен для вас.  

Система управления информацией в какой бы то ни было области это в 100% уникальная разработанная система на какой-либо платформе. Готовые пакеты - это наборы шаблонов, которыми вы вряд ли будете пользоваться.

Сегодня доступна любая разработка программного обеспечения, и нет нужды ограничивать свое управление, используя «чужие штанишки» как свои.

#2. Только ту систему, которой реально пользуются, можно считать успешно внедренной

Установленная система на личные ПК сотрудников, которую открывают от силы раз в неделю по приказу начальника - обреченная система. Система работает с данными, которые должны попадать туда. Без активного участия персонала всей организации настоящая система управления информацией не может существовать.

Главная задача во внедрении системы - достаточное принятие ее сотрудниками, для обеспечения сбора достоверной информации. Если не все сотрудники будут использовать систему, то собранная в ней информация будет неполной и бесполезной для бизнеса.

Это одна из ключевых проблем систем управления информации. Вопрос адаптации системы должен быть тщательно продуман изначально.  

Как можно снизить риски внедрения?

• Обеспечить реальную пользу от использования сотрудником системы.
• Информировать сотрудников о важности проекта в целом.
• Изменить общее управления компанией, например, начать анализировать и реформировать коммуникации.

Лучший подход, который решает все эти задачи – концепция достоверного информирования и ее оперативные показатели.

#3. ТЕСТовое решение – не бесполезная трата денег, а выгодное вложение в будущее

Трудно понять, с чего начать, когда нужно разработать и внедрить систему управления информацией. Хочется сделать все правильно сразу. Часто компании уходят в теорию, в масштабные разработки и системы внедряются годами, теряя актуальность и увеличиваясь в стоимости.

Сделайте пилотное решение под конкретную задачу конкретного бизнеса за 3-5 дней – оцените полезность и системность. Первый эффект от внедрения «правильного решения» появится уже через 2 месяца.

Если решение не позволяет изменить любую бизнес-логику за 2-3 дня в тестовом варианте, получить «Хотелки» (новые отчеты и т.д.) руководителей за 1-2 часа, то вряд ли полноценное решение сможет развиваться в вашем темпе.

Система может развиваться стремительно, реализуя новые задачи и понимания со скоростью их появления. Для этого внимательно разберите механизм развития системы: если это многомесячная работа программистов – вы в лучшем случае будете «топтаться на месте», но по факту, бизнес будет идти назад.

Лучше проверить скорость, гибкость и работоспособность системы в тестовом варианте, чем через много месяцев, когда систем будет готова, понять, что бизнес изменился, а система готова, но не решает нужные задачи, и измениться она тоже не может.

#4. Универсальной системы для всего не существует

К сожалению, нет ни одной системы, которая решила все проблемы с управлением информацией в компании. Попытки создать такую систему сразу приведут к тому, что вашу компанию будут анализировать, и проект будет находится в вечной стадии планирования. Ведь компания развивается, стратегические планы корректируются, внешняя среда также вносит свои изменения в работу компании.

Когда план по масштабной системе будет готов, ситуация изменится до неузнаваемости и необходимо будет запускать процесс анализа заново. Необходимо для себя принять, что невозможно сначала все спланировать.

Оптимальным решением будет выбрать платформу, на которой можно будет по мере необходимости создать все приложения, решения в рамках одной общей системы. Постепенные внедрения и изменения в организации будут проходить легче и проще.

К примеру, автоматизация финансов предприятия состоит из множества различных направлений. Как действовать при автоматизации этого направления? Сначала проще внедрить управленческий учет – как наиболее примитивный и простой инструмент, а затем делать систему достоверного информирования о финансовом положении. При этом, запуская казначейство, бюджетирование или финансовую аналитику, следует опираться не на управленческий учет, а на проект системы финансового контроля.

#5. Искренняя заинтересованность ТОП-менеджмента в результате – первый шаг к успешной интеграции системы

Внедрение системы управления информацией — это не только автоматизация, но и организационные и культурные изменения, которые могут быть успешно внедрены в жизнь при поддержке руководства и благодаря сильному лидеру, который будет продвигать данную стратегию в коллективе.

Очень важно, чтобы Руководители в первую очередь были заинтересованы во внедрении системы. Ключевые сотрудники, чувствуя поддержку и понимая важность задач, при грамотной мотивации будут максимально активно участвовать в проекте. Без искренней поддержки проект в сфере ИТ вряд ли будет успешным.

#6. Риски были, есть и будут

Самые распространенные риски, с которыми сталкиваются те, кто внедряет систему управления информацией:

• выбор несоответствующего технологического решения
• временные и бюджетные перерасходы
• изменение задач и требований бизнеса
• вопросы интеграции с другими системами
• переход сотрудников на новую систему

Необходимо заранее продумать план выхода из типовых ситуаций. Какие-то вещи можно заранее предотвратить. Например, выход за пределы бюджета можно избежать путем проведения пилотных проектов на локальных отделах или в рамках отдельных проблем. Пробное решение в отличие от масштабного внедрения на уровне предприятия покажет слабые места и позволит лучше подготовиться к более крупному проекту.

#7. Сотрудники активнее «включаются» в работу, когда знают цель и ценность

Активное информирование от проектной группы о ходе внедрения системы позволит избежать многих проблем, потому что

• сотрудники будут иметь четкое представление о проекте и его важности
• координация и сотрудничество будет эффективнее
• всем участникам будет понятна конечная точка проекта, к которой нужно стремиться

#8. Интуитивно-понятный пользовательский интерфейс - критический фактор успеха внедрения

Пользователи чаще всего не видят и не понимают разницы между системами. Если в вашей компании используется несколько разных систем, то вероятнее всего сотрудники будут по каждому вопросу идти к своему руководителю.

Обучение персонала навыкам использования множества программ и систем приведет к тому, что никто ими не будет пользоваться. Необходимо обеспечить простое взаимодействие пользователей с системой. Возможно стоит задуматься о надстройке - общем интерфейсе для нескольких систем - едином окне.

В любом случае, если в компании есть необходимость в нескольких информационных системах, взаимодействие с ними не должно «напрягать» или вызывать дискомфорт. Простота и понятность – главные критерии для использования. Возможно, это должен быть похожий дизайн и навигация в разных системах, или единый вход (ввод логина и пароля) для всех систем одновременно. Когда пользователю технически комфортно работать с системой, многие проблемы с интеграцией снимаются автоматически.

#9. Тщательный выбор первой системы - фундамент будущей ИТ-стратегии всего предприятия

Значимость первого проекта понимают все руководители. Но по каким критериям определять, насколько правильно выбрана система управления информацией?

1. Система заточена именно под управление информацией
2. Имеет функционал, который обеспечивает достоверность вводимой и обрабатываемой информации
3. Есть возможность развития системы, интеграций и модификаций
4. Во внедрении системы заинтересованы как руководители
5. Система решает срочную бизнес-задачу, помогает справиться с актуальной проблемой
6. Правила использования системы могут быть четко объяснены персоналу. Процесс обучения прост и понятен
7. Сотрудники получают ощутимые видимые преимущества от внедрения системы.

#10. Не бывает достоверных данных наполовину

При внедрении системы управления информацией особое внимание стоит уделить вопросу достоверности данных, которые попадают в систему. Именно на них будут стоится все отчеты и последующие решения руководства.

Если в системе появляются недостоверные данные, то она перестает выполнять свои функции. О проблемах с достоверностью данных в системе можно узнать, если:

• в отчете нельзя проверить любую цифру быстро и просто

• полученный отчет не полный, и нужно еще «прибавить/убрать/зачеркнуть» какую-то строку, которую «держат в уме»

• первичные данные сложно получить из системы для интеграции с другими программами

Вывод

Применяя перечисленные рекомендации, можно получить систему управления информацией для качественного развития бизнеса. Чтобы работа с информацией была продуктивной, необходимо соблюдать принцип достоверности, обеспечивать гибкость бизнес-логики, работать над интуитивно-понятным интерфейсом.

Источник: www.imetrika.ru