Порталы надежды

Наш бизнес до сих пор воспринимает корпоративный портал как волшебную «таблетку», повышающую конкурентоспобность компании. Неудивительно, что подавляющее большинство таких интернет-проектов всего лишь дань моде.

Корпоративный портал (КП), как и любая технология из области ИТ должен способствовать увеличению прибыли через кардинальный рост эффективности бизнеса, открытие новых возможностей и повышение конкурентоспособности. Но к сожалению гигантская доля ИТ в российских компаниях остается банальным источником затрат, не оправдывая надежды бизнесменов. И состояние рынка корпоративных порталов служит тому подтверждением. Ведь  как бы эффектно мы не называли и не классифицировали корпоративные порталы, это способ либо опубликовать общую информацию, либо собрать простейшую информацию в рамках элементарного процесса. Но как только бизнес сталкивается с высокой вариативностью процессов или в компании требуется выстроить систему управления – нужны другие подходы. Создание нового корпоративного портала или модернизация существующего здесь не поможет.

 Фильтруем информацию

Многие руководители бизнесов стремятся к тому, чтобы корпоративный портал стал рабочей необходимостью, чтобы все до единого сотрудники начали им пользоваться. Считается, что для этого людей надо заинтересовать, привлечь, развлечь и т.д., тогда они начнут делиться ценными сведениями, опытом, интересоваться содержанием, и он станет незаменимым в их рабочей деятельности. Отсюда намерение, во что бы то ни стало «пересадить» офисный планктон на КП. Эффект от такого мероприятия нулевой, если не сказать отрицательный – в том случае, если нет понимания, каким образом возрастет эффективность и результативность работы специалистов благодаря использованию КП.

Главный миф, на мой взгляд, состоит в утверждении, что портал облегчает работу с информацией. Мало кто принимает во внимание, что ключевым критерием работы информации является простота анализа, то есть превращения фактов и сведений в ценный ресурс. А ценная информация как бактерии – живет и размножается только в комфортной среде. Если человеку будет необходимо потратить лишнее время на выполнение привычной работы, он постарается этого не делать. Допустим, нам нужно собрать служебные записки через портал. Если ежедневно набирается десяток документов, или примерно 3000 в год, то возникает задача – как выудить ценную информацию из этого массива? Если силами КП мы не можем «отфильтровать» информационные потоки, то есть добыть нужный и ценный для нас «здесь и сейчас» смысл, то ценность этих документов равна нулю. Именно поэтому, например, электронная почта не является инструментом управления – это средство передаче писем.

Не стоит также забывать, что пользуясь порталом, человек тратит свое время. И задача в том, чтобы это время тратилось на пользу нашему бизнесу. Например, одна из проблем КП в крупных компаниях – это накопление гигантского количества слабоструктурированной информации, незаметно превращающей портал в «помойку». И тогда запускается обратный эффект: сотрудник, решая свои задачи с помощью КП, начинает тратить все больше и больше времени и усилий.

Безыдейные технологии

Ошибки в работе КП бывают двух типов: технические и идеологические. Сложная навигация, невнятный поиск, незагружающиеся файлы, неудобный интерфейс, «левые» ссылки – все это в итоге приводит к пассивности сотрудников, пользующихся КП.

Идеологические ошибки возникают в тот момент, когда возможности КП не соответствуют нуждам сотрудника, связанным с упрощением его текущей работы или повышением собственной эффективности. В итоге, сотрудники игнорируют КП и организуют свою работу без его участия или подгружают ресурс портала формально.

Но и идеологические, и технические «пробелы», как правило, являются следствием того, что руководство компании видит в КП идеальную современную технологию, повышающую эффективность отдельных сотрудников и организации в целом. И это заблуждение, кстати,  относится к любым ИТ. Часто люди начинают путать одни задачи с другими, подбирая под потребности компании ИТ-продукты, предназначенные для совершенно иных целей. Отсюда и возникают проблемы, снижающие эффективность бизнеса: использование инструмента без четкого понимания целей бизнеса (портал ради портала), попытка заменить управление как таковое высокотехнологичным инструментом и «выкручивание рук» - желание заставить сотрудников использовать ресурс, который им мешает в работе. 

Плюс минус эффективность

Между тем КП – чрезвычайно полезный инструмент, особенно в случаях, когда численность персонала велика, филиалы компании территориально удалены друг от друга, к тому же практикуются детальные и растянутые во времени процедуры работы с клиентами. При наличии портала сотрудники и контрагенты (в зависимости от задачи) получают простой доступ к распределенным информационным ресурсам предприятия, необходимым им для работы или получения услуг.

Основные задачи, которые с помощью КП решаются гораздо эффективнее, нежели при его отсутствии, я бы условно поделила на три группы. Первое и самое актуальное - построение более оперативных и простых коммуникаций между территориально удаленными офисами, между разными уровнями сотрудников, между персоналом и важными контрагентами.

Вторая группа задач связана  с обучением, передачей знаний, копированием и трансформацией успешного опыта (консультации, базы знаний, тестирование, различные интервью по компетенциям должности, дискуссии на форуме и т.д.).

Третья и, пожалуй, самая распространенная группа задач, для которых полезно «подгрузить» КП:  информирование сотрудников по общепонятным стабильным вопросам – публикации новостей, прайсов, регламентов, распоряжений, важных фактов и сведений и др.

Для того, чтобы просчитать экономический эффект от использования корпоративного портала или отсутствие отдачи от этого ресурса, я бы предложила два подхода.

Во-первых, КП должен экономить время и деньги. Отсюда самый распространенный способ оценки экономического эффекта - оценка снижения затрат. Выбираем важные для нас статьи затрат, которые мы стремимся уменьшить с помощью КП.  Например, ФОТ, обучение, прием сотрудников на работу, печать документов, телефонная связь и т.д. Выявляем, за счет каких средств КП уменьшается каждая из этих статей затрат, и производим расчет.

Во-вторых, КП призваны решать определенные бизнес-задачи. Иначе говоря, любые информационные технологии, в том числе и КП, обязаны в первую очередь минимизировать риски невыполнения управленческой задачи. Поэтому второй отличный способ просчитать экономический эффект – использовать метод оценки рисков. Руководитель экспертно оценивает эквивалент стоимости решения его задачи и формирует список возможных рисков, после чего производится расчет по методике. Например,  задача – вывести новый продукт на рынок. Мы определили, что важнейшим риском при раскрутке продукта может стать отсутствие быстрой реакции на действия конкурентов. Далее мы сравниваем, насколько снижается данный риск при использовании КП и без него. По специальной формуле рассчитываем сумму риска и определяем, снизит портал наши риски, поможет решить поставленные задачи или, наоборот, повысит риски и будет препятствовать достижению целей бизнеса…

Не люблю рассуждать о развитии ИТ в сфере управления бизнесом, поскольку информационные технологии давно обогнали потребности людей в их применении. Моя любимая цитата на тему технологий принадлежит Берту Рутану, одному из величайших аэрокосмических конструкторов и главе компании “Scaled Composites»: «Люди скоро поймут, что правильный подход к выполнению задач заключается в безусловном   использовании самой низкой, а не самой высокой технологии, которая только может обеспечить выполнение задачи». И корпоративные порталы не исключение.

Источник: www.imetrika.ru

Другие материалы по теме:

Инструмент, который определит достоверность

О методике решения управленческих задач