Управление проектами. Оперативная работа в рамках этапа проекта

В предыдущих постах мы уже разобрались с рисками проекта, планированием проекта и перепланированием, а так же контролем выполнения этапов. В этот раздавайте попробуем разобраться с оперативной работой непосредственно внутри этапов проекта. Давайте рассмотрим выполнение каждого этапа как последовательное решение задач.

Постановка задач

Каждый владелец этапа может поставить задачи любому участнику проекта. Но при этом он неизбежно будет брать на себя ответственность за два важных аспекта:

• За появление задач участникам, не отвечающим за подчиненные этапы.
  Это будет отмечено руководителем проекта и может быть расценено как свидетельство неудачного планирования в начале проекта.

• За появление мусорных задач.
  Руководитель проекта обязательно должен видеть задачи всех участников и их статус. Это даст возможность быстро выявить сотрудников, злоупотребляющих постановкой задач коллегам.

Участники проекта могут ставить новые задачи как в стадии планирования проекта, так и в процессе выполнения этапа. И все эти задачи должны иметь три основные признака: ответственного исполнителя, срок исполнения и приоритет исполнения. 

Выполнение и контроль 

Каждый участник проекта видит поставленные ему задачи (вообще и в рамках выбранного этапа), а после проведения необходимой работы, он должен заявить задачу готовой к проверке. Далее, автор задачи может согласиться с решением задачи, или обоснованно отклонить его. При этом автор работает со списком поставленных им задач, которые подготовлены к проверке. Такая организация работы с задачами предотвращает распространенную проблему своеобразного «цунами задач», когда участники совершенно безответственно ставят друг другу (а иногда и в «одни ворота») сотни задач. Каждый участник знает, что поставленная им задача означает дополнительную работу и для него тоже, и старается избегать заявления необоснованных задач и передачи коллегам работы, которую несложно сделать самостоятельно. 

Анализ выполнения задач и календарное планирование 

Более предсказуемому и согласованному выполнению задач способствует и регулярное календарное планирование. При этом планировать решение задач участник может только в те даты, которые принадлежат соответствующему этапу. Планы решения задач обязательно должны быть доступны каждому из участников проекта (если явно не указано обратного). В результате, при прохождении этапа руководитель проекта будет видеть реальную загрузку каждого сотрудника, а коллеги смогут строить и корректировать свои планы. Кроме того, такой подход даст возможность руководителю проекта требовать адекватных планов от всех участников.

Еще один важный момент. Каждый автор задач должен иметь план-фактную статистику по их решению (а руководитель проекта по всем задачам) в разрезе по исполнителям, авторам, этапам и приоритетам с точки зрения:

• Выполнения сроков решения задач;

• Количества ошибок (проверенных и не принятых решений) при решении задач;

• Соблюдения приоритетов при планировании и при выполнении задач;

• Длительности решения задач (сравнения плановой длительности, заявленной участником, с фактической);

• Задач, размещенных за границами этапа по первоначальному плану (или любой другой его версии).

В итоге такой подход к работе в рамках этапа позволит подойти к привить команде проекта чрезвычайно ответственное отношение к задачам и добиться высокой эффективности их решения. Кроме того, руководитель проекта всегда будет в курсе стадии, на которой находится проект, и сможет в любое время принять необходимое и своевременное решение, чтобы добиться необходимого результата.