Как проверить наличие или отсутствие финансовых потерь в бизнесе с помощью технологии Баланс Онлайн?

Компания заказчика успешно работает на технологичном рынке больше 10 лет, входит в федеральную группу компаний. У собственника были опасения скрытых незаметных убытков, в основном связанных с наличием убыточных сделок, незаметных для него. Он обратился в консалтинговую группу Metrika, чтобы либо опровергнуть опасения, либо их подтвердить.

Контроль финансов в компании осуществлялся с помощью Excel-файла, информацию формировал и предоставлял помощник собственника. Задача сводилась к получению понимания собственником о том, насколько верно показывает финансовую ситуацию, получаемый в итоге отчет. 

Заказчик
компания 25 человек

Отрасль
продажи b2b

Автоматизация в компании
данные обрабатываются в Excel и в 1C

Задача
получить аргументированный ответ на вопрос: есть ли противоречия в главном финансовом отчете, на который смотрит владелец бизнеса или нет

Продолжительность проекта
2 недели

Было принято решение использовать технологию «Система Баланс Онлайн» для точной диагностики финансовой ситуации, чтобы сравнить существующие показатели, предоставляемые помощником собственника с данными полученными с помощью технологии. 

Технология Баланс Онлайн – способ организовать процесс достоверного информирования о финансовом положении компании. 

Этапы:

Первый и важный этап «Диагностика финансовой отчетности»

Диагностика Баланс Онлайн позволяет аргументированно убедиться в точности или противоречивости основных финансовых цифр:

• найти противоречия в финансовых данных, и с помощью методики достаточно точно определить спектр проблем, связанных с организацией работы и компетенцией сотрудников разных подразделений,

• аргументированно убедиться в достоверности финансовых цифр,

• увидеть список мест в компании, где финансовая информация искажается.
  

По результатам диагностики можно спланировать простой набор действий для обеспечения первых лиц достоверной финансовой информацией.

1.  Проверка текущего способа контроля

Основная проблема в компаниях, с которыми мы работали была в структуре финансового отчета и в качестве данных, которые туда попадают. Стандартная ситуация, когда структура не отвечает задачам бизнеса, а данные получают приблизительные, часто не имеющие никакого отношения к реальности. Другими словами, финансовые цифры отдельно – физическая деятельность отдельно.

Компания заказчика не стала исключением. Разбирая текущий способ контроля вместе с нашими сотрудниками, собственник пришел к выводу, что ему недостаточно той информации, которая есть и структура отчета не позволяет ему разобраться в ситуации быстро и точно. 

По нашему опыту можем сказать, что этап проверки «того что есть» (формы отчетности, система контроля) в более крупных компаниях можно пропускать и сразу переходить к следующему этапу - формированию другой структуры управленческого баланса. Обычно, там, где «все есть» - сомнений и предположений о потерях не возникает. Тем не менее в данной компании проверка была произведена, в результате чего стало понятно, что нужна новая структура.

2.    Развертывание программного обеспечения для работы с зонами материальной ответственности и структурой финансовых отчетов.

Сегодня уже нельзя работать с информацией в off-line режиме (распечатки и написанные от руки документы), поэтому для работы с информацией мы внедряем небольшое программное обеспечение для конкретной организации.  

Данное программное обеспечение предназначено для проведения диагностики. В зависимости от размера и задач организации ПО может представлять из себя специальный файл Excel (если компания небольшая и процессов, в которых задействованы материальные ценности не очень много) или полноценное приложение (если компания крупная со множеством связей).

Программа – это по факту максимально полная структура управленческого баланса для конкретной организации (с учетом ее особенностей), которую необходимо заполнить. Файл/программа позволяют максимально быстро увидеть, где существуют проблемные неконтролируемые места в компании. Если собственник не готов внедрять полностью технологию «Баланс Онлайн», он всегда сможет  продиагностировать свою управленческую отчетность с помощью этого ПО.

3. Разработка новой структуры управленческого баланса.

 Почему так важен управленческий отчет? Данный документ – это основной инструмент руководителя компании. Это не формальная бумага с цифрами, а цифровое выражение всех процессов компании. Сидя в кабинете, находясь далеко от производства, довольно сложно понять, что происходит в жизни – на производстве, на складе, в бухгалтерии. Данный инструмент создан специально для того чтобы решить этот вопрос. 

Именно поэтому мы уделяем большое внимание составление удобной для высшего менеджмента структуры управленческого отчета, где каждая статья связана с операционной деятельностью и показывает конкретное место в процессах компании. Не стоит бояться детализации. Дело в том, что структура появляется не из головы умного аналитика, а из конкретных зон материальной ответственности. Если есть корректная структура «всех денег» компании, значит есть выделенные зоны, где находятся материальные ценности, и отчет их «покажет». А значит есть прототип процесса достоверного информирования финансового положения компании. 

Для данной компании мы сделали структуру активов и обязательств, структуру доходов и расходов, опираясь на существующие зоны. Статьи выбраны в тех терминах и категориях, которые нужны и понятны собственнику. Это позволило проявить статьи, для которых данные полностью отсутствуют, но тем не менее они важны и влияют на работу компании.

4. Назначение в проект нового человека, нейтрального к действующим сотрудникам

Для ускорения и повышения объективности собственник назначил в проект нового человека, нейтрального к действующим сотрудникам, и решающего задачу «разобраться» в интересах собственника. Это стандартная практика, которую мы полностью поддержали. Обычно мы предлагаем услуги сотрудников нашей компании, но если в компании есть подобный человек, то мы просто проводим его обучением.

5. Сбор данных 

Мы определили источники, откуда будем брать данные. Выявили ответственных людей, которые должны предоставлять данные. Обозначили исследуемый период и собрали данные. 

Это один из самых важных этапов работы. Четкое понимание откуда берутся данные, кто за них отвечает, действительно ли эти данные можно проверить – является основной нашей технологии. Данные, которые попадают в финансовый управленческий отчет должны быть достоверны. 

6. Формирование управленческого баланса 

Мы сформировали свой Баланс Онлайн на основании достоверных данных с новой утвержденной структурой. Также к этому моменту ответственный помощник собственника, который утверждал, что "все контролируется", подготовил свой стандартный финансовый отчет за выбранный нами период. 

При сравнении двух отчетов, баланс в конце исследуемого периода не сошелся. Сформированный нами отчет «Баланс онлайн» показал, что в компании не было учтено, где данные были искажены, предоставлены не полностью и т.д. 

Примеры таких несовпадений:

Таких несовпадений было довольно много.

Вывод: выявлена недостаточная достоверность данных или их неполнота. Система контроля, основанная на вере «на слово», имеет много «дыр», через которые могут быть выведены денежные средства компании. Рассказы сотрудников о том, какие активы и обязательства существуют, без возможности физически это проверить – не имеют никакого отношения к достоверным данным.

Собственник увидел, как выглядит его реальный финансовый Баланс. Были собраны все цифры, баланс не сошелся на 15%. 

В рамках технологии Баланс Онлайн мы предложили спроектировать зоны материальной ответственности, чтобы исправить неорганизованность процессов там, где это выгодно бизнесу.

Собственник принял решение не усиливать контроль финансов в компании, потому что его опасения о размерах убыточных сделок не подтвердились. 

Вывод: в компании осталась высокая вероятность финансовых потерь. С этим можно «жить». Но если кто-то попытается вывести деньги в размере нескольких процентов от капитала – этого будет «не видно».

Тем не менее, мы рекомендовали предпринять следующие действия для защиты бизнеса от потерь:

1. Проверить процессы, связанные с движением товарно-материальных ценностей.

2. Выяснить, как на самом деле устроены процессы работы с ТМЦ (или как разложены деньги в бизнесе), чтобы понять, какую на самом деле имеют структуру активы и обязательства.

3. Определить, кто на самом деле (или никто – и есть данные, которые мы в принципе получить не можем) может выступить источником достоверных данных.

Хотите проверить,
насколько вы в курсе финансовой ситуации в своей компании?