Кейс Баланс Онлайн: как получать полное и точное понимание финансовой ситуации в бизнесе

На входе

Компания » 500 человек.
Есть финансовый директор. 
Данные в бухгалтерской системе 1С, в собственной системе, Excel.

Минимальный срок: от 5 месяцев. Минимальный бюджет: от 200 тыс. руб./неделю.

Как ставил задачу собственник

Изначально собственник захотел изменить качество общения по финансовым вопросам со своим финансовым директором. Был выставлен четкий критерий: финансовый директор должен предоставлять достоверную отчетность по требованию – и уметь отвечать на все уточняющие вопросы собственника сразу и аргументированно (а не так, что к каждому ответу надо готовиться по несколько дней). Кроме того, у собственника были опасения, что возможны потери в перспективе, потому что он не может ответить на ряд волнующих его вопросов, а анализ отдельных показателей предсказывает падение прибыли.

Потребовался другая система, которая позволит видеть финансовому директору объективную картину, потребовалось обучение финансового директора ее использованию.

Позитивной особенностью проекта было относительно высокое качество данных в бухгалтерии и в собственной информационной системе. Не понадобились дополнительные работы по повышению качества данных.

Какие работы в рамках продукта были сделаны

На 1-м этапе провели тестирование ситуации и получили предварительное понимание наличия финансовых потерь в компании. 
На 2-м этапе провели исследование всех процессов работы с ТМЦ и разработали структуру Баланса Онлайн. 

Выявили процессы, невидимые для контроля - "темные" места в компании. Получили список данных, которые надо собрать. Вопрос – есть эти данные или нет.

В компании сотрудники бухгалтерии оказались высокого уровня, поэтому работа с данным источником данных была быстрая и продуктивная. Они помогли разобраться в необходимых данных, которые хранились именно в бухгалтерской системе.

Кстати, в рамках исследовательской части Баланса Онлайн стало видно, как выгодно нанимать толковых сотрудников. Компания либо значительно экономит деньги, либо получает в десятки раз более высокий результат. Если что-то хочется построить в компании, то работать с развитыми людьми выгодно за любые деньги. Качество – в десятки раз выше. Остальные тоже получают какие-то результаты, но очень долго, требуют «мотивации», постоянного контроля и т.д.

Ясно, на кого можно опереться в вопросах развития компании. Считается иногда, что босс принял решения, и все бросятся развивать компанию. Это в компании захотят делать далеко не все. Тех, кто захочет и сможет будет меньше 20%, но они получат весь результат, поэтому их полезно знать.

В рамках данного проекта был выявлен костяк сильных специалистов и менеджеров. Аргументированное понимание размера вклада человека в решение задачи очень упрощает работу по мотивации ключевых людей.

В компании было несколько бизнес-направлений, работа которых все более становилась обособленной, и требовалось исключить потери из-за отсутствия точных финансовых итогов каждого из них. 

Мы сделали Баланс Онлайн для каждого бизнес-направления. Для это была проведена работа по разделению бизнес-направлений и формирования новых правил с целью разделения затрат между бизнес-направлениями. 

Этап автоматизации Баланса Онлайн на 80-90% занят работой с людьми по получению адекватных данных. Здесь самая большая сложность проекта.

Дело в том, что у нас есть инструмент, который ускоряет разработку в десятки раз. И если наши коллеги с рынка сложность видят в разработке – у нас этой проблемы нет. Все будет работать как надо и будет переделано столько раз, сколько нужно.

Сложность получения автоматизированного Баланса Онлайн в том, что люди, которые используют систему – могут работать с информацией плохо: ошибаться, игнорировать, не делать. И здесь все просто, наш инструмент позволяет этих людей показать. И если компания хочет дальше работать с этими людьми, то есть все способы, чтобы добиться качественной работы с информацией. 

Чтобы отвечать на вопросы финансовому директору кроме Баланса Онлайн требовалось иметь процесс планирования и бюджетирования.

Поэтому следующий шаг – работа по формализации отдельных процессов и обучению сотрудников этим процессам.

В данном проекте особое внимание было уделено процессам: бюджетирования затрат и планирования движения всех денежных средств, финансирования поставщиков и клиентов, работе с кредитами, работе с курсами валют.

Какой был получен результат

Собственник сумел быстро ответить на свои вопросы, разобраться и принять понятные ему успешные меры раньше возможных негативных событий.

Был получен Баланс Онлайн всего бизнеса и каждого из бизнес-направлений, автоматизировано получение Баланса Онлайн каждого из направлений с возможностью анализа вглубь. Это позволило говорить о точности финансовых данных + позволило собственнику получить прямые доказательства финансовой стабильности бизнеса.

Точно посчитана реальная прибыль каждого из бизнес-направлений и автоматизировано получение отчета о прибылях/убытках с возможностью анализа вглубь. Это позволило добиваться от руководителей направлений более энергичных и результативных действий.

Привнесены полезные финансовые знания в компанию, в первую очередь для финансового директора. Что позволило ему отвечать на вопросы собственника в режиме онлайн.

Дополнительно: организован и автоматизирован процесс финансового планирования и бюджетирования – это позволило оптимизировать некоторые затраты. 

Материал по теме: Система бюджетирования: что такое оптимальные затраты?

В результате проекта компания получила значительный рост чистой прибыли в течение 4 месяцев после начала применения.

Какие рекомендации даны

1. Посмотреть на реальные (доказанные) финансовые показатели – прибыль, капитал, затраты и др.
2. Посмотреть на динамику прибыли и спросить ключевых руководителей: “Почему так?”. Добиться разумного ответа.
3. Посмотреть на отклонение план/факт по прибыли, затратам (+ некоторые другие показатели) и спросить: “Почему отклонение по сравнению с вами же сделанным планом?”. Добиться разумного ответа.

Материал по теме:    Кейс Баланс Онлайн: проверить наличие или отсутствие финансовых потерь в бизнесе.