Управление проектами. Контроль прохождения этапов проекта

На протяжении всего проекта руководитель проекта должен иметь возможность контролировать состояние всех этапов. Для этого он должен удобно ориентироваться среди этапов проекта. Наиболее удобны два способа навигации:

1. Через дерево этапов – чтобы полностью видеть этапы и их декомпозицию;

2. Через диаграмму Ганта – чтобы видеть последовательность выполнения этапов и их зависимость друг от друга.

При этом руководитель проекта должен различать следующие состояния этапов:

• Не готовые к выполнению/готовые к выполнению/выполняющиеся/выполненные.

• Просроченные по дате окончания по отношению к текущему плану.

• Просроченные по длительности по отношению к текущему плану.

• Просроченные по дате окончания по отношению к первоначальному плану.

• Просроченные по длительности по отношению к первоначальному плану.

Кроме того, руководитель должен четко отслеживать состояния точек контроля, которые он сам изначально сформулировал для контроля завершения этапов:

• Заявленные.

• Готовые к проверке.

• Проверенные и выполнение утверждено.

• Проверенные и выполнение не утверждено.

Каждый участник проекта, ответственный за тот или иной этап (в том числе и руководитель проекта), должен имеет возможность контролировать подчиненные этапы и управлять состоянием собственного этапа:

• Стартовать выполнение собственного этапа;

• Предлагать владельцу родительского этапа проверить выполненную точку контроля;

• Проверять и утверждать выполнение точек контроля подчиненных этапов;

• Проверять и не утверждать выполнение точки контроля подчиненных этапов;

• Объявлять подчиненный этап выполненным.

Еще одним очень убедительным мотиватором для всех участников проекта может стать монетизация их ошибок. Каждый участник проекта должен иметь возможность монетизировать нарушения первоначального плана, то есть заявить о «дополнительных затратах», вызванных невыполнением сроков этапа. В зависимости от специфики проекта, могут быть использованы различные алгоритмы расчета монетизации, главное, чтобы алгоритм был согласован до начала проекта со всеми заинтересованными сторонами.

Если у вас есть согласованный алгоритм монетизации, суммы «дополнительных» затрат станут сильнейшим аргументом в переговорах, например, с заказчиками проекта.