С помощью какого инструмента можно построить финансовый контроль бизнеса

Меня спрашивают практически все наши клиенты, а что такого не позволяют их программные средства, чтобы вовремя получать сигналы о проблемах в бизнесе. Чтобы видеть ситуацию как она есть, без искажений.

Дело в том, что в финансовом контроле надо быстро понять, на что мы смотрим, какие цифры – что означают. То есть, чтобы организовать контроль бизнеса, необходим инструмент – программа, методика, алгоритм - с помощью которого можно представить ситуацию, доказать достоверность полученных фактов и адекватно интерпретировать полученную картину.

Бытует устойчивое мнение, что инструмент должен обеспечить управленческий или финансовый учет (что суть одно и то же). Так ли это?

Сразу покажу, какими ключевыми свойствами должен обладать инструмент для контроля бизнеса. Он должен уметь:

1. реализовать методику согласования смыслов;
2. показывать значения нужных показателей в режиме онлайн;
3. меняться стремительно, чтобы всегда отражать реально происходящие процессы;
4. сравнивать одни оперативные показатели с другими.

Думаю, что мое короткое объяснение поможет вам понять основную идею.

В основе финансового контроля бизнеса находится понятийный аппарат

Когда мы говорим про финансы, у нас возникает детализация оперативных показателей: основные средства, долги клиентов и т.д. То есть у нас есть некоторые понятия для контроля бизнеса. И этот понятийный аппарат не совпадает с бухгалтерским учетом.

Почему так? Каждый собственник имеет свой понятийный аппарат. Он же как-то понимает прямо сейчас, что происходит в бизнесе.

И необходимо согласовать это понятийный аппарат с ближайшим окружением.

Пример из жизни. Два партнера спорят про себестоимость. Один говорит, прибыль – это разница в стоимости выпущенной продукции и всех затрат предприятия за период. Другой говорит – это другое. Один говорит – деньги лежат на складе. Другой говорит – нет, деньги будут, когда вернут все долги.

Первая причина, почему согласование необходимо - контроль осуществляется в терминах собственника. Значит есть вещи, понимание которых надо передать от собственника к организации.

Но терминология собственника не покрывает все точки контроля.

То есть раскрываем вторую причину, почему нужно согласование. Мы можем контролировать только то, что можно пересчитать. И выясняется, что каждая точка контроля должна иметь какое-то название. Например, «Остатки товара в зоне приемки», «Нераспознанные поступления на р/сч» или «Задолженность склада по отгрузке товара». Это не бухгалтерские понятия в принципе.

Это зоны ответственности процессов, в которых участвуют товарно-материальные ценности. В каждой компании эти зоны разные. Чем отличаются товары на складе от товаров в зоне приемки или от товара на витрине, и т.д.?

Таким образом, есть вещи, понимание которых надо передать от процессов компании к владельцу. Вопрос лишь в одном. Как это сделать?

Невозможно построить контроль, если точно не согласовать смыслы.

Таким образом, инструмент должен реализовать методику согласования смыслов. Иначе получается то, что мы имеем в каждой второй компании – смысловую анархию и как итог, отсутствие контроля.

Результат смысловой анархии в первую очередь проявляется в управленческом балансе компании, который не сходится.

Пример разбора ситуации в компании.

- Что такое «остатки на складе»?
Бухгалтерия: - это счет, который уменьшается реализацией товаров и услуг.
- Кто вводит эту операцию?
Бухгалтерия: - менеджер.
- Откуда менеджер знает, сколько на самом деле отгрузили?

Это пример того, как в «хорошо выстроенных процессах» есть финансовые узлы, за которые никто ответственности не несет. Работу делают, но любая ошибка, ведущая к потерям, будет «зарыта до лучших времен» или попросту скрыта.

Итогом такой ситуации являются разного рода выводы первого лица компании о том, что люди не работают как надо, не хватает мотивации и т.д. 

Проконтролировать, значит увидеть и разобраться сразу

Итак, инструмент должен реализовать согласование смыслов. Но должен делать это быстро. Иначе теряется суть контроля. Сигнал о том, что компания имеет финансовую ситуацию с маркером «угроза», должен прийти в момент реализации соответствующего процесса.

Если инструмент выдает отчет, который надо «дорабатывать» в Excel, возникают искажения данных при доработке. А если интерпретацию полученных цифр может сделать только один человек, например, финансовый директор или аналитик, то неминуемо искажение смыслов. В любом случае итог – потеря контроля.

Почему бывает сложно сделать финансовый контроль существующим инструментарием, например, в 1С? Здесь явным образом нельзя понять связь документов и результатов. Есть отчеты, есть регистры. Нет смысловой связи между первичным данными и результатами, на которые мы смотрим. Понять манипуляцию с данными невозможно.

А все попытки удовлетворить желание «посмотреть в тот же момент» и разобраться – приводят к долгой и ненужной автоматизации. Это проблема почти всех устаревших инструментов, заточенных на автоматизацию учета.

В бизнесе изменения носят постоянный характер

Это значит, программный инструмент для финансового контроля должен позволять быстро и просто изменять программу вслед за изменяющимися процессами.

Этот пункт легко выполнить, если инструмент работает с правильной информационной методикой.

Настоящий контроль доказывает правдивость полученных сигналов

Инструмент должен давать возможность сравнивать одни оперативные показатели с другими - в произвольных сочетаниях. Именно так можно проверить правильность любых цифр.

Как только у руководителя возникают вопросы про достоверность – ему надо убедиться, что он все правильно понимает. Надо уметь сделать очень простой анализ.

Пример из жизни. В кризис компания непрерывно поднимает цены. Поступает товар – цена меняется с повышением курса. Проблема в том, что приходит товар по разным ценам, а продают его по одной цене. В один момент руководителю приносят анализ по важному поступлению: по накладным – должна быть 30% наценка, а она - 20%. Традиционно эта задача уходит в бухгалтерию, и руководитель дожидается разборки. Но правильный контрольный инструмент позволил за 5 минут сделать другой отчет, сравнить показатели, проверить правильность цифр. И выяснить, что все нормально – бизнес не пострадал.

Источник: www.imetrika.ru

Другие материалы по теме: