Как управленческий отчет о финансовом положении сделать инструментом внутреннего контроля?

Что значит контролировать бизнес?

Своевременно, полно и достоверно видеть успехи и провалы в работе предприятия. Иметь возможность быстро разобраться и мгновенно отреагировать. И не важно, как владелец осуществляет внутренний контроль – находясь непосредственно в офисе или на расстоянии. Нужен надежный способ, которому можно доверять, особенно, в кризис.

Управленческий Баланс и Отчет о Прибылях/Убытках – это главные инструменты управления компанией, контроля ее финансового положения. Они способны очень точно показать положение дел, проявить конкретные участки деятельности, где есть финансовые потери. Эти отчеты о финансовых результатах способны обеспечить внутренний контроль, порядок и финансовую безопасность.

Но при одном условии. Если построен и работает процесс достоверного информирования. Разберем подробнее, что это такое и почему во многих компаниях используются недостоверные данные при подготовке отчетов о финансовом положении, следовательно, собственник не может осуществлять качественный внутренний контроль.

Управленческий учет не гарантирует наличие правильных данных

В современных компаниях принято осуществлять контроль бизнеса через управленческий учет. Основная вина учета в том, что он по сути - бухгалтерский. И заточен на контроль фискальный, контроль в целом. Управленческий учет специально не смотрит на особенности, игнорирует существенные для каждой компании операции – иначе он не справится с задачей, быть одинаковым для всех. Единые формы отчета о финансовом положении удобны для того, чтобы государство могло контролировать бизнес, но для собственников, чьи компании уникальны – такой подход неудобен и совершенно неэффективен.

В традиционном учете:

• Цифры в отчетах с фактической ситуацией в бизнесе не сверяемы.

• Ответственных за материальные ценности и сведении об их движении нет.

• Цифры с существенной задержкой, всегда смотрим в мутное прошлое. А смотреть в прошлое – это что угодно, исследование, анализ нашей деятельности, но это не контроль.

Бухгалтерия – это абстракция по мотивам бизнеса. А какой возможен контроль над абстракцией? Поэтому для контроля и принятия решений приходится использовать либо неполную, либо ложную информацию.

Есть разветвленная деятельность отгрузки или производства товара. В учете, основанном на бухгалтерской системе, весь этот непростой ход событий представлен одним документом по реализации товаров и услуг. А в этот самый момент: товары хранятся в многочисленных местах, упаковываются, снабжаются рекламой, грузятся, передаются в транспорт, перевозятся. В этом пучке событий есть много важнейших деталей, которые надо контролировать. Потому что в этих местах лежат деньги, там они могут быть потеряны или украдены.

Вторая проблема управленческого учета простая и очевидная. Спросите самого лучшего эксперта по внедрению владельческого или внутреннего контроля, какие данные для формирования отчетности надо использовать? 9 из 10 с уверенностью скажут, что в любой компании уже ведется учет движения денег, товарно-материальных запасов и взаиморасчетов. И наличия данной информации достаточно, чтобы сформировать основные отчеты о финансовом положении.

Другими словами, главное в формировании отчетов – это организовать, перетасовать и подогнать исходную информацию таким образом, чтобы это было похоже на финансовые результаты. Качество данных не берется в расчет, источники не проверяются. Итоговые значения показателей принимаются как достоверные.

В итоге оценка финансового состояния бизнеса практически всегда не правдивая. А еще и появляется с опозданием. Все просто, учетная политика накладывает ограничения на получение финансовых результатов в режиме онлайн. Плюс информационное сырье для отчетов приходится собирать «по сусекам», то есть из разных программ, от разных людей. Потом сводить, править несоответствия и ошибки - на это требуется значительное время.

Данные есть, но не все

Все это непроверяемые цифры, которые отлично подходят для убедительной подачи мнения того, кто отчет готовил. Но не подходят для объективного внутреннего контроля бизнеса. А еще исходная информация периодически теряется. И надо знать, где ее найти.

Человеческий фактор при стандартном учете есть всегда. Каким бы хорошим специалистом не был человек, всегда есть вероятность ошибки, сбоя программы (который не был замечен), опечатки и т.д. Когда нельзя физически прийти и проверить каждую цифру отчета, говорить о достоверности нельзя.

Финансовые показатели ждут, когда их посчитают

Верный способ все усложнить в бизнесе – это, конечно, опираться в своих решениях на прибыль, которая рассчитана неверно. Ошибочное изменение капитала дезориентирует в важном вопросе: «а как в нашем бизнесе одно яблоко превращается в два»? Узнайте, как теряется прибыль.

Расчет прибыли для налогообложения отличается от расчета прибыли для реального контроля как холод и тепло. Все дело в ориентире, который получает управленец. В первом случае ориентир – размер налогов, во втором – эффективность бизнеса. Если прибыль занижена, то собственник недополучает денег и спонсирует неэффективность. Чаще всего «скрытые возможности» используются для компенсации ошибок менеджмента: закрыть недостачу и не разбираться, заплатить клиенту за лояльность и не продавать, закупить еще материала и списать неликвид, и т.д. В условиях ошибочно завышенной прибыли компания проедает оборотные средства.

Торговая фирма из нашей практики росла стремительно, за год 18 филиалов по всей стране. Казалось, с точки зрения рынка и конкуренции – явный прогресс. Но такая стратегия применялась до тех пор, пока владелец не увидел новый финансовый отчет, в котором была точная чистая прибыль. Выяснилось, что открывать такое количество филиалов не выгодно, и бизнес уже несколько месяцев работал в сильный минус. Подумать только, все отчеты были, аккуратно сводились и обсуждались.

Узнайте, как выглядит процесс сбора правильных данных отчетов о финансовом положении, который обеспечивает настоящий внутренний контроль. При этом требует от управленцев в 10 раз меньше усилий и гарантирует достоверность. 

Проверить качество ваших управленческих отчетов.