Как руководителю получать быстрые и достоверные ответы на свои вопросы

В оперативном управлении есть такая тема:

У руководителя в ходе работы возникает вопрос: «Что за ерунда?» или «Почему так?», или «А как мне понять, все ли у нас в порядке?».

Чтобы разобраться, он вызывает человека, который предположительно «объяснит». А еще он собирает планерку, и уже большему количеству наделенных ответственностью людей задает свой вопрос. А еще ему приносят отчет или пачку отчетов. Всех надо выслушать, цифры посмотреть, сравнить, во всем разобраться.

Хорошо, если «ерунда» простая – «Почему мне не налили чай?» Ответ: «Воды нет, не привезли, Вася Петров поздно заказал». Все прозрачно. Но если вопрос имеет чуть больше связей с разными событиями и людьми, «ерунда» сразу превращается в черный ящик, и жизнь босса усложняется на порядок.

Босс: «Почему прибыль снижается?». Финансовый директор: «Скорее всего, рынок падает». Дальше надо разбираться. А понимание боссу нужно здесь и сейчас. Потому что потом другая ситуация, другие акценты, другие вопросы.

Босс: «Почему компания не выполнила заказ ЗАО «Пилот» в указанный срок? Это важный заказ!» Начальник производства: «Были другие важные заказы». И снова – надо разбираться.

И даже такой казалось бы привычный вопрос «Почему мало продаем?» и такие привычные ответы: «Потому что на продукцию нет спроса, товар не закупили, закупили по завышенным ценам и т.д. и т.п.» - не удовлетворяют прогрессивного руководителя.

Много вопросов. Нет ответов.

Что дальше?

Текущая деятельность начинает напрягать. Простые задачи решаются дольше. Денег тратится больше. Общаться с людьми труднее. В общем, у управленца, который болеет за результат – снижается уровень комфорта и драйва от работы.

Нужно совсем немного, чтобы изменить ситуацию

Все просто. Когда руководитель пытается разобраться в теме, он задает последовательно ряд уточняющих вопросов. И на эти вопросы хочет получить ответы: разумные, с понятными доказательствами, прямо сейчас.

Например, у одного из наших клиентов возникла тема «Почему снижается валовая прибыль?». Обычный вопрос - обычная процедура. Собирается планерка по данной теме: руководители направлений, коммерческий директор и финансовый директор. Все аккуратно подготовились. И тут выяснилось, что версий три: 1. Стали меньше покупать, так как кризис. 2. Ушли два ключевых клиента. 3. Компания вынужденно увеличила затраты на обслуживание продаж. Каждый из присутствующих отстаивал свою версию, так как это напрямую влияло на оценку качества его работы. Что дальше?

Босс стремился разобраться в важной для него на тот момент ситуации. Но никто не смог предоставить разумные аргументы, подтверждающие версии, все осталось на уровне мнений и пары отчетов, фиксирующих отдельные факты. Поэтому все закончилось победой наиболее влиятельного коммерческого директора. 

Но что интересно, у босса по ходу разбирательств возникали вполне ясные вопросы, связанные друг с другом цепочкой рассуждений. Именно ответы на эти вопросы приближали его к истине, а значит позволяли наиболее верно оценить проблему и сформировать шаги по решению задачи.   

• Все начали меньше покупать? -  давайте посмотрим доли объема продаж клиентов в динамике.
  
• 2 клиента ушли? – давайте это увидим, но в сравнении с реальными оборотами. Может быть не уход 2-х ведущих клиентов, а снижение оборотов нескольких средних клиентов повлияли на ситуацию.
  
• Какую работу проводили с клиентами? - наверняка мы делали не все или не то, что нужно в сложившихся условиях.
  
• Как менялись условия работы с этими клиентами? И как эти изменения влияли на обороты?
  
• Может стоит посмотреть кредитный рейтинг?
• Что происходит с этими клиентами сейчас?
  
• Какие у нас есть возможности, чтобы увеличить продажи клиенту, который стал покупать меньше?
  
• и т.д.
  

Менеджеры собрали информацию по этим вопросам, но спустя неделю. А на ряд финансовых вопросов ответили лишь спустя месяц, после того, как смогли получить доступ к документам. 

Босс захотел разобраться  - и выяснилось, что причина снижения валовой прибыли совершенно в другом. Но начать позитивные изменения, понятные и обоснованные, компания смогла только через 2 месяца. А могла - в тот же день, когда проявилась проблема. 

Если на получение информации уходит 15 минут-3 часов – информация у руководителя есть условно.

Если на получение информации уходит более 3 часов – информации в управлении нет.

Было бы здорово иметь инструмент, который дает ответы на вопросы в момент их появления

То есть инструмент, помогающий разобрать любую ситуация "по полочкам" в реальном времени. Не почитать, подумать и много поговорить – а получить ответ прямо сейчас, и сделать это самому или через помощника. Но как-нибудь просто и понятно. Без ИТ-шных заморочек.

Подход и технологии системы Metrika, предоставляют именно такую возможность

С помощью мышки и простых приемов руководитель (или его помощник) строит отчеты под свои запросы в режиме реального времени. Он делает первый отчет, чтобы увидеть «картину». А потом совершает действия внутри этой «картины». И тратит на это минуты. 

Например. Есть предположение, что закупили невыгодный товар. Коммерческий директор говорит, что «товар расходится как пирожки», а финансовый директор - что «на этом товаре компания теряет деньги, так как закупает по полной предоплате, а продает с маленькой наценкой».

Вопрос	Строим быстрый отчет	Время
Как долго закупаем товар?	'Все поступления товара по партия	1 мин.
Кому и когда продавали?	'В какие заказы товар попадал	1 мин.
Были возвраты, брак?	'Все возвраты	1 мин.
Как менялись цены закупки и отгрузки за весь период?	'Цены закупки и отгрузки в динамике	1 мин.
Сколько заработали на товаре?	'Валовая маржа	1 мин.
Сколько мы заработали на других товарах этой же группы?	'Сравнение с другими позициям	1 мин.
Как продается данный товар у конкурентов?	'Сравнение с продажами конкурентов	1 мин.
И т.д.
	Итого:	7 мин.

7 минут на 7 своих вопросов – в реальном времени, достоверно, без посредников

Разбираться в вопросах легче. Общаться с подчиненными легче. Видеть косяки и новые возможности легче. Развивать бизнес легче. 

Как это выглядит

Человек работает с программой, в которой есть персональная «студия» - рабочее место для получения достоверной информации по тому или иному вопросу в реальном времени.

Человек владеет приемами работы с оперативными показателями. Он умеет их «читать», анализировать, сравнивать, рисовать в виде диаграмм.