Бюджетирование и финансовое планирование

В каждой организации, в которой вводится, любая, не обязательно наша, система бюджетирования, начинается сокращение затрат. Просто потому, что часть затрат является излишней, если они скрыты. Так вот – тут важно, чтобы на каждом этаже организации было принято решение по поводу заявляемых снизу трат.

Бюджетирование, в котором не теряются затраты

Есть несколько методов бюджетирования – сверху, снизу и встречное. Наше бюджетирование - это яркий пример такого встречного бюджетирования, причем, на каждом этаже. Нижестоящие заявляют потребность в деньгах, вышестоящие пытаются их обрубать. Происходит это параллельно! А не как в классике, когда один в мыле пытается проанализировать бюджет и его утвердить, чтобы отдать дальше наверх, а все остальные ждут, когда он это сделает. У нас все происходит постатейно, в совершенно комфортном режиме в рамках всего предприятия.

И так за несколько дней все статьи собираются у финансового директора наверху. И ему вообще не интересно, по большому счету, на что конкретно будут потрачены деньги в рамках статьи, скажем, «Реклама». Ему вообще все равно. Он скажет: «На рекламу потратить пять миллионов я готов», - говорит руководитель. Да, готов. И все видят, что их бюджетные статьи: раз – и утвердились. Но при этом каждая затрата проходит целую стадию, цепочку утверждений у все более вышестоящих руководителей. Каждая статья уже отражает наивыгоднейшее финансирование бизнес задач, и у каждой затраты есть ответственный. И это, что важно, не директор, а конкретный руководитель подразделения, который и будет достигать результаты за деньги компании.  Финансовый директор лишь принимает решение о размере финансирования, то есть бюджета. Это его главная тема – обеспечить наличие и эффективно потратить деньги предприятия.

Получение наверху бюджета – это лишь один результат от мероприятия, которые мы назвали «ответственное» бюджетирование. Второй результат – это финансовое планирование всей деятельности и появление плана движения денежных средств. Чтобы ловить кассовые разрывы. При этом совершенно простая история, когда компания очень богатая, и кассовых разрывов нет в принципе. Но тогда есть излишки денег, которые требуют грамотного управления. Если у вас миллион долларов плюс-минус болтается на счету, постоянно в течение года, то очень легко можно посчитать, сколько это стоит, неиспользование миллиона долларов под 0,05 процентов в день…

Ответственное бюджетирование

Если заполняются таблички с бюджетами подразделений, это не значит, что есть бюджетирование, и деньги – под контролем. Мы сформулировали четыре базовых принципа, на которых строится полезное бюджетирование:

1. Бюджетирование навстречу.

2. Бюджетирование под задачу.

3. Процедура непрерывной торговли.

4. Распределение ответственности за размер затрат между экспертными центрами.

Возможность дискутировать – это самый простой способ вручить ответственность сотрудникам. У руководства появляется рычаг давления на тех людей, от которых зависят эффективное потребление денег.

Проверьте ваш процесс бюджетирования

Для этого получите ответы на несколько простых вопросов:

• Под какие задачи заточен бюджет и почему? Убедитесь, что есть связь финансов и планируемых результатов.

• Кто отвечает за размер затрат? Выберите самые большие статьи и найдите ответственных людей в цепочке получения конечной цифры. Там есть эксперты?

• Вы можете сократить или увеличить затраты таким образом, чтобы точно понимать бизнес эффект? Ваш инструмент показывает, куда «влить», откуда «забрать» деньги?

• Можете ли вы точно определить потребность предприятия в деньгах на ближайшие три дня? 

Вы увидите ясный управленческий процесс. Планы строятся не на основе «вчерашних» достижений, а исходя из приоритетов и реальных ресурсов. У каждой затраты есть альтернатива. У подчиненных нет возможности влиять на мнение руководителя, представляя свою работу как «на грани возможного». Финансовое планирование проясняет необходимые действия с деньгами.

Если этого не происходит, то практика бюджетирования и финансового планирования требует изменений. Ищите проблемы либо в неправильных технологиях, либо в низком уровне корпоративной культуры.