Четыре шага к управленческому балансу, понятному собственнику

Сделать управленческий баланс действительно полезным и понятным собственнику можно. Для этого достаточно пройти четыре базовых шага: 

1. Понимание

Придите с собственником к общему пониманию того, что он хочет видеть в балансе. Согласуйте с ним статьи без цифр еще до начала сбора данных. Задайте ему вопрос, что у него есть, и он вам сам расскажет. Где-то вы его поправите, где-то что-то объясните. Но в итоге у вас получатся статьи управленческого баланса в терминах вашего собственника.

Например, активы. Он вполне может причислить к активам людей. Он вкладывал в них деньги: подбирал, обучал. А может и не причислить. Все индивидуально. 

Согласуйте с собственником полученную структура баланса, чтобы он понял, что это все на русском языке, что это – карта его денег. Только тогда он будет готов помогать вам в вашей работе. 

2. Данные

А точнее – источники данных. Источниками данных для управленческого баланса всегда являются люди. Не первичные документы, а люди. Документы – только носители, а данные в них передают сотрудники, которые этими данными владеют. И этих сотрудников в компании надо найти.

Определение источников данных – очень важный шаг, который в компаниях часто пропускают, ссылаясь на то, что данные берутся из программы. Но в программу эти данные заносят люди, и собственник должен точно знать, кто и какие статьи будет ему сообщать.

Например, информацию об отгрузках товара со склада ему может сообщать бухгалтер (на основании проведенных документов) или начальник склада (на основании реальных отгрузок). Чья информация будет для руководителя полезнее?

3. Достоверность данных

Основной инструмент измерения точности баланса – формула управленческого баланса, о которой мы уже говорили: К2=К1+ОПУ. Сначала это уравнение обязательно не сойдется, но если начать выверять данные, постепенно оно станет верным. 

Безусловно, если пытаться свести эту формулу в первый раз и в ручную, погрешности не избежать. Если погрешность в итоге составит не более 2%, то это победа. Это будет значить, что компания контролируется с точностью до 2%. И этим результаты можно смело показывать собственнику. Именно на этом этапе собственник начинает контролировать свою компанию. 

4. Изменения

После того, как собственник увидит, как на самом деле обстоят дела в компании, изменения обязательно произойдут. И для финансовой службы и для инициатора этого сбора баланса. Будет самым правильным шагом, если инициатор их и возглавит. 

Каких изменений следует ожидать? Первое – это изменения в голове самого босса, изменения в его понимании своего бизнеса. Полученный контроль он захочет распространить и дальше, увеличить его точность (не 2%, а например, 0,1%), автоматизировать сбор и выверку данных, чтобы облегчить работу. 

Помните, что собрать баланс в первый раз с точностью не менее 2% – задача непростая, но вполне реализуемая.