Баланс Онлайн. Методика понимания и контроля финансов для собственников

У собственника в бизнес вложены деньги. И они где-то в компании в данный момент размещены, как-то работают. Было бы неплохо видеть, что деньги не теряются, и не уходят «в песок». Прозрачно видеть деньги во всех местах, где они присутствуют. И, при необходимости, пересчитать их и проверить.

Есть отличная методика Баланс Онлайн. Я разработал и применяю ее уже несколько лет в работе с собственниками бизнеса в проектах, связанных с построением финансового контроля с целью безопасного ведения бизнеса.

Методика проста и понятна, и может быть реализована без предварительной подготовки. Баланс Онлайн – это самая быстрая диагностика финансового состояния бизнеса в реальных цифрах, и самый важный шаг к тому, чтобы разбираться в финансах своей компании.

Баланс Онлайн - что это

Баланс Онлайн - методика, которая приводит к результату в ходе последовательных шагов. Причем на каждом шаге руководитель получает все большее понимание и знание про финансы компании, а значит, с каждым шагом у него появляется возможность действовать все более уверенно. Замечу, что суть финансов и приемы управления, которые получает руководитель с системой контроля бизнеса Балансом Онлайн, на порядок ценнее и полезнее, чем, если бы он разбирался с помощью традиционных теорий.

Не надо быть финансистом

Принято считать, что финансы – это очень сложная компетенция, доступная глубоким специалистам. Это не так, хотя бы потому что:

то, в чем сложно разобраться – в принципе не может использоваться для построения и развития бизнеса.

Чтобы уверенно контролировать деньги и бизнес, который их зарабатывает, а также продуктивно общаться с финансовым директором – требуются знания, доступные обычному человеку. Достаточно понимать несколько важных принципов и видеть Баланс онлайн.

И еще. Финансовый директор, даже самый грамотный – это функционер. Он отвечает за обеспечение денежного потока под цели компании (бюджеты, кассовые разрывы, кредитование), контроль финансовых процессов (показатели, отчетность, контрольно-ревизионная функция) и дивиденды.

Финансовый же результат – это всегда ответственность первого лица бизнеса, а значит у него обязаны быть «под рукой» инструменты для понимания и контроля финансов.

Почему Баланс Онлайн

Сейчас руководитель бизнеса видит несколько цифр один раз в период. Эти цифры дают разные люди. И руководитель примерно понимает основные активы и обязательства. Считается, что это и есть система контроля бизнеса и его финансового состояния. Но это всего лишь способ получить мнения разных ключевых людей компании.

Уверенный финансовый контроль отличается от анализа отчетов, получаемых раз в период, тем, что у руководителя появляется собственное мнение о том, что происходит. Сложно составить свое мнение она основе цифр, которые готовят несколько недель.

Есть масса компаний, где происходят потери, воровство, неэффективность. И чем больше внутренних связей, операций, товаров – тем больше вероятность финансовых потерь. И первый вопрос - как увидеть эти потери? Допустим, руководитель бизнеса получает отчет о чистой прибыли. Как увидеть потери с помощью такого отчета?

Я пятнадцать лет занимаюсь финансовой тематикой и вместе со своей командой сделал больше сотни информационных систем для первых лиц, у меня есть множество примеров, как руководители выстраивают контроль.

Иногда руководитель говорит: «Я вижу долг поставщикам, значит понимаю проблемы в этом месте». Это так. Но дело в том, что те, кто показывает руководителю «долг» – показывает лишь то, что считает нужным. На самом деле цифра, которую видит руководитель – может сильно отличаться от реальной или иметь другой смысл.

Правило простое. Как только цифры могут вызвать активные действия руководителя в отношении коллектива, то цифры меняются так, чтобы скорректировать реакцию руководителя.Финансовый контроль невозможно осуществить.

Поэтому финансовые отчеты, которые готовятся хотя бы день или тем более месяц – не точны по определению. При этом у руководителя полностью сохраняется мнение, что все цифры адекватные, и он все видит, что у него есть система контроля бизнеса.

Такая ситуация не имеет значение для бизнеса в одном случае, если цели собственников достигнуты, и никаких действий совершать не требуется. Во всех других случаях ситуация «недостоверности» вредна для бизнеса, потому что намеренно полирует действительность и скрывает проблемы.

Без ясного понимания оперативной обстановки от руководителя требуется многократно больше усилий для реализации целей. Компания в итоге достигает целей, но развить успех не может. Отсюда и потребность изменить подход к финансовому контролю.

Ситуация интересна тем, что в коллективе много людей, замотивированных на предоставление недостоверной информации. А у руководителя бизнеса мало инструментов, чтобы проверить предоставляемые отчеты на реалистичность.

С системой контроля бизнеса Баланс Онлайн руководитель бизнеса получает то, чего он хотел, но у него раньше не было

Если речь идет о собственнике – ему практически не надо цифр. Редкий собственник копается в подробностях. Но он получает: 



Точное доказательство своей реальной прибыли и размера вложенных в компанию денег

Важно понимать, что какая-то информация на эту тему уже есть, но ее достоверность, как правило, собственник основывает на:

• личном доверии/почти любви к финансовому директору (но начиная с некоторого размера денег – миллионов или десятков миллионов рублей возможных потерь – не работает);
  
• вере в то, что бухгалтерия тоже бдит и не допустит совсем вопиющих случаев, там есть система и документооборот заточены на контроль за уплатой налогов, а не на внутренний финансовый контроль, которые направлен на предотвращение хищений, потерь и неэффективного использования денег);
  
• надежде на все лучшее и службу безопасности (тут просто работает статистика).

Поэтому, кроме двух цифр: прибыли и капитала, собственник получает простое доказательство их достоверности. Это сильно разгружает его отношения с финансовым директором, бухгалтерией и службой безопасности.

Задача контроля за бизнесом начинает решаться не столько через отношения с парой человек (хотя, и они никуда не деваются), сколько через регулярный процесс. Это плавный переход к следующему пункту.

Качественный контроль денег (финансовый контроль)
 – это просто огромный объем работы. Там требуется не только зафиксировать массу цифр, но и постоянно сравнивать их между собой и с фактическим положением дел.  Руководитель бизнеса естественно не делает эту работу, а делегирует ее.

Зачастую контрольно-ревизионная функция разделена между финансовым директором, главбухом, безопасником и личным помощником собственника. Но даже если выделен специальный контрольно-ревизионный отдел, суть не меняется – контрольно-ревизионная функция выполняется не системно (по процессу и правилам), а на коленке, по интуиции и смекалке. Целостная система контроля бизнеса отсутствует. Да еще, находясь в полной зависимости от рядовых программистов, аналитиков и других специалистов получения информации в компании.

Баланс Онлайн - необходимый инструмент системного, процессного выполнения контрольно-ревизионной функции. Собственник получает возможность вручить этот инструмент исполнителям контрольно-ревизионной функции и потребовать от них объяснений по насущным вопросам деятельности бизнеса: 

a.  Почему такая прибыль?

b.  С чем связано ее изменение?

c.   Почему такие затраты? Чем они вызваны и к чему они привели?

d.   Какие существуют у бизнеса финансовые риски?

e.   Насколько сильно компания закредитована и насколько это обосновано?

f.    И т.д.

Без системы контроля бизнеса Баланса Онлайн все, кто приближен так или иначе к контролю денег (исполнители контрольно-ревизионной функции) неизбежно путаются в цифрах, ошибаются, тратят массу времени на подготовку отчетов. И при этом нисколько не виноваты, когда цифры не сходятся и внятно на вопросы про деньги не отвечают, потому что: «гигантский объем работы/данных», «данные пока не готовы», «наша программа этого не может», «тут, возможно, какая-то неточность» и много другого.

То есть контроль денег выполняется с посредственным качеством, мутно и долго. В результате собственник в ответ на свои вопросы получает не анализ, подкрепленный аргументами (потратив на это 10-15 мин в месяц), а набор мнений исполнителей контрольно-ревизионной функции (десятки часов в месяц). Это отсекает собственника от реального положения дел и заставляет его работать – оценивать достоверность полученных мнений.

По сути, с Балансом Онлайн собственник получает возможность разобраться в реальном положении дел, не тратя уйму собственных сил и времени, и не рискуя ошибиться.

Что руководитель бизнеса видит с помощью Баланса Онлайн?

Руководитель бизнеса видит определенным образом подобранные показатели – статьи Баланса Онлайн, которые однозначно отражают состояние бизнеса через все возможные состояния денег в компании.   

В разных компаниях это будут разные статьи (разные места и особенности размещения денег), а значит – и разные показатели, на которые руководитель бизнеса будет «смотреть». 

Например, в компании где есть огромная складская логистика, не будет «остатков товаров на складе», а будут «остатки в зоне хранения», «остатки в зоне комплектации» и т.д. И такой специфики, связанной с особенностями компаний, очень много. Например: 

• Разные размеры компаний. Один и тот же процесс «осуществление платежа» принципиально по-разному организован в средней и крупной компании, так как отличается и количество самих платежей, и количество участников процесса. Соответственно количество и состав показателей, обслуживающих процесс будет отличаться. 
• Отраслевая специфика. В логистической компании, осуществляющей перевозки по всему миру, и у клиента, и у подрядчика, может быть несколько видов долгов. Это связанно с пространственной распределенностью оказания услуг. 
• Разные способы производства: гальваника vs металлообработка. В металлообработке детали обрабатываются по очереди, а в гальванике – все вместе в ванне, практически независимо от количества. Опять же разные наборы показателей. 
• Разные свойства товаров: мелкий vs крупногабаритный товар – у крупногабаритного есть отдельный процесс оптимизации занимаемого на складе места, соответственно доп. показатели. Или легкий vs массивный товар – у массивного товара, например, у металлоконструкций, невозможна прямая инвентаризация, числится 40 000 тонн, а перевзвесить нельзя. Снова другой набор показателей.
• и т.д.
  

Получается, что с точки зрения конкретной информации нет никакого готового «правильного» набора показателей. Достаточно сказать, что у нас есть клиенты из одной отрасли и похожего размера, а состав показателей различается на 70%. 

Узнайте, как выглядит Metrika. Баланс Онлайн - уникальное решение для точного управления ситуацией в финансах и контроля бизнеса.

Проверьте качество ваших управленческих отчетов.