Чем опасны пакетные программы для автоматизации управленческой деятельности?

О проекте

Каждый раз, когда в компанию внедряется очередная автоматизация подразумевается, что управлять будет проще, легче и надежнее. Но это не всегда так. Современная коробочная автоматизация бизнес-процессов предполагает жесткие правила и условия зашитые в программе, под которые фирма должна подстраиваться. 

Если ситуация нестандартная, то вероятнее всего где-то будет допущена ошибка, данные проведены “криво” и финальный отчет не покажет реального положения дел. Для получения финальных цифр, нужно будет что-то “держать в уме”, “не забыть вычеркнуть” или “добавить”. 

Заказчик
компания 7 человек

Отрасль
розничный магазин элитной парфюмерии, продажи b2с

Автоматизация в компании
данные обрабатываются в 1C

Задача
обеспечить подготовку достоверной финансовой отчетности для формирования заказа поставщикам на основании отчета о продажах 

Продолжительность проекта
3 недели

Для того, чтобы понять, в каком состоянии находится система учета перед сотрудниками магазина и программой 1С была поставлена задача - подготовить отчет по продажам с сортировкой по самому популярному (количество проданных штук за последние 2 месяца) товару. По идее именно этот товар необходимо было заказать в первую очередь. 

Ответ сотрудников - набор разных ароматов (3-5 штук).
Ответ 1С - «Подарочные карты».

Сотрудники имели только приблизительное представление о том, что пользовалось спросом в последнее время. Точных данных (документально подтвержденных) не смог дать никто. 
Формально программа решила задачу.  Отчет получен, данные "говорят", что необходимо заказать в типографии больше подарочных карт. Но любой руководитель понимает, что на эту сумму был куплен какой-то товар. Вопрос какой? Ответить программа на этот вопрос не смогла. 

Почему так произошло?

В конфигурации 1С, реализованной в компании, не был предусмотрен алгоритм обналичивания подарочных сертификатов и учет товаров, проданных по этим сертификатам. 

Сотрудники на местах нашли выход – при предоставление подарочного сертификата, списывали реальную продукцию в брак, чтобы в отчете по продажам не было “задвоения” прихода денег.

Сложность выбора популярных товаров для заказа была в том, что в магазине периодически появлялся реальный брак (разбитый флакон, возвратный товар и т.д.). При попытке разделить в программе реальный брак от подарочных продаж ничего не получилось. 

Неправильное решение об учете товаров было поддержано и принято функционалом программы, что привело к невозможности принятия взвешенных управленческих решений. В результате собственник по итогам отчетного периода не смог увидеть необходимых данных для решения задачи. Изменение логики пакетного ПО заняло бы слишком много времени и ресурсов.

Предложение Metrika по решению задачи

Чаще всего пакетные программы (или системы типа 1С имеющие множество конфигураций) решают только технологические вещи - из каких-то цифр, сделать какие-то отчеты. Системы нет, инструмента для реального управления нет. 

Для того, чтобы иметь возможность реагировать на ситуацию быстро и качественно необходимо построить процесс достоверного информирования собственника:

1. Выявить зоны материальной ответственности данного магазина
2. Спроектировать роли и назначить ответственных
3. Разработать и формализовать отчеты
4. Разработать необходимую надстройку над существующим ПО
5. Получить первичные достоверный данные из существующего ПО
6. Обучить сотрудников
7. Начать использовать разработанную систему достоверного информирования
8. Организовать регулярный процесс внутреннего аудита.

Когда принимается решение автоматизировать управленческую деятельность, чаще всего руководители ищут “таблетку”, которая решит все проблемы. Управленческое понимание ситуации подменяется непонятной логикой программы. Чтобы автоматизация помогала в управление, необходимо понимать какая первичная информация используется и как она преобразуется. 

Любой софт, который не поставляет достоверную информацию - мешает руководителю, который собирается делать эффективную организацию.  

Хотите проверить,
насколько вы в курсе финансовой ситуации в своей компании?

Источник: www.imetrika.ru