Противодействие хищениям и потерям. Кейс 1: Как обеспечить достоверность данных о товарных остатках на складе

1. Проблема: недостоверность данных в связи с отсутствием системного контроля и четкого понимания о том, что такое контроль, и что именно нужно контролировать.

Почему же данные недостоверны:

• Неорганизованность номенклатуры.

• Неорганизованность единиц измерения.

• Неорганизованность процессов.

• Отсутствие контроля над всем вышеперечисленным.

Последний пункт и есть основная проблема – потому что контролеры плохо понимают, что именно нужно контролировать!

2. Что анализировали:

• Данные о фактическом состоянии дел – инвентаризация.

• Фактическое наличие.

3. Откуда брали данные:

• Инвентаризация – из данных ревизора.

• Фактическое наличие – ревизия.

• Переписка между ответственными участниками процессов - из инструментов коммуникации (почта, мессенджеры).

• Процессы и регламенты.

• Документооборот по движению ТМЦ.

• Текущая информационная система компании.

4. Как анализировали:

• Ловили все отклонения фактического наличия от учетного.

• Устраивали «следствие» по каждому факту отклонения, чтобы установить причину отклонения:

• Действие за пределами привычных процессов (например, в ИС есть только приход-расход, а в данном случае был возврат).
• Кто-то не выполнил обязанности в рамках имеющихся процессов (не оприходовал, например).
• Несанкционированное действие (хищение, некие самовольные действия, например, бой).
• По каждому факту контролером принималось решение о дальнейших действиях в отношении ответственных лиц в соответствии с установленной причиной (в предыдущем пункте).
  

5. Рекомендации:

• Организовать в компании функцию контрольно-ревизионного отдела, который будет:
  
• Проводить инвентаризацию и собирать в едином центре данные о фактическом и учетном положении дел.
• Разбираться в отклонениях.
• Принимать решение о наличии одной из трех причин отклонений.
• Выступать постановщиком задач для бизнес-аналитиков, руководителей и службы безопасности на основании выявленных причин.
• Дать контролеру в качестве инструмента информационную систему, в которой будет:
• Возможность увидеть учетные данные с той же детализацией по номенклатуре и места нахождения, что и в реальности (хранится, упаковывается, в процессе транспортировки, на гарантийном ремонте и т.д.)
• Дать возможность видеть переписку ответственных лиц на предмет понимания их действий в рамках процесса (например, редактирование расходных накладных из-за отмены возвратных).
• Гибкость в появлении новых процессов и изменении старых (в отличие от стандартных жестких решений). Разработка и внедрение процесса любой сложности – за 1 неделю.