Технология «Баланс Онлайн» организует и поддерживает сбор достоверной информации обо всех состояниях материальных ценностей в режиме онлайн. Применяется для постановки финансового контроля бизнеса: в среднем и крупном бизнесе, в холдингах, в компаниях с многочисленными зонами материальной ответственности.

Утверждения

• Если в компании нет возможности собрать информацию с процессов онлайн – процессы не контролируются и не оптимизированы.
• Информация у руководителя есть, если она может быть получена в течение 0-10 минут с момента ее запроса.

Основной механизм

Должен быть получен финансовый слепок процессов и сведен управленческий баланс.

Принципы сведения управленческого баланса

Баланс сведен, если:

1. Выполняется уравнение: разница между доходами и расходами за период равна разнице капиталов в начале и в конце периода.
2. Баланс сформирован онлайн. То есть за любой произвольно выбранный период. Двойная запись собирается непосредственно с процессов (а не с бухгалтерских документов), закрытие периода не требуется.
3. Количество статей баланса и отчета о прибылях и убытках, а также их аналитика должны давать возможность проверки их значений прозрачным способом. Например, «остатки в кассе» с помощью пересчета, «остатки на р/сч» - через клиент-банк, «взаиморасчеты с любыми контрагентами» - через сверку, остатки на складах – ревизия части остатков. Д.б. простой и прозрачный способ проверить цифру без чрезмерных затрат, не останавливая работу организации, не привлекая дополнительных людей. Аналитика должна позволять проверить цифру с точки зрения ее достоверности.

Этапы постановки контроля бизнеса «Баланс Онлайн»

Узнать способ как проконтролировать свой бизнес. Собрать комплект финансовых отчетов. Оценить достоверность финансовых отчетов. Разобрать причины недостоверности финансовых отчетов.  Проверить и устранить причину №1: Несогласованность терминологии. Проверить причину №2: Неорганизованность процессов. Проверить причину №3: Некомпетентные/нелояльные владельцы процессов. Спроектировать Зоны Материальной Ответственности.

Разработать и заключить контракты по Зонам Материальной Ответственности. Разработать программное обеспечение. Запустить ПО: сбор информации по Зонам Материальной Ответственности. Организовать процесс внутреннего аудита. Устранить причину №2: Неорганизованность процессов. Преодолеть причину №3: Нелояльность и некомпетентность владельцев процессов. Использовать Баланс Онлайн для контроля компании на регулярной основе.

О технологии

В основе технологии лежит принцип организации процесса сбора достоверных данных. Технология «Баланс онлайн» отличается от «управленческого учета» механизмом обеспечения полноты, своевременности и достоверности одновременно.

Все работы по организации финансового информирования делятся на 5 блоков:

1. Понимание цели и механизма формирования финансовых отчетов.
2. Разработка Зон Материальной Ответственности.
3. Создание рабочих регламентов и заключение контрактов по Зонам.
4. Автоматизация.
5. Постановка регулярного процесса внутреннего аудита.

Чтобы собрать достоверную информацию обо всех финансах компании, нужно собрать данные обо всех состояниях материальных ценностей в бизнес-процессах. Для этого создаются Зоны Материально Ответственности.

Разрабатывается полная карта Зон Материальной Ответственности с назначенными ответственными, полностью покрывающих все процессы компании. По каждой ЗМО определяется способ проведения инвентаризации и необходимые для этого данные, а также - перечень изменяющих ее событий.

Зачем это делать? Увидеть, где система течет, где потери. Способ: накладываем идеальную схему ЗМО на реальную деятельность. Задаем вопросы по каждой ЗМО. И в одних местах нам сообщают информацию, а в других ничего сообщить не могут – здесь происходит химия, туман.

Лучший способ создать Зоны ответственности за материальные ценности - привязаться к процессам. Технологически все Зоны смыкаются в кольцо. Потянул за одну Зону – вытянул всю деятельность. Можно сделать Баланс, который сойдется всегда, в любой момент без подготовки – все можно проверить. Это и есть Баланс Онлайн.

От чего зависит вид Зон Материальной Ответственности и сколько их будет?

Главное правило технологии: одинаковый способ хранения, один способ инвентаризации. Например, канистры с бензином и цистерны – это разные способы инвентаризации. Важные факторы: вид процесса, от того как он разработан, кем выполняется. Чем более грубый процесс, тем большей компетенции нужен человек. Чем на более детальные шаги он разбит – тем менее сложные люди нужны.

Механизм обеспечения достоверности.

Итогом получения Зон ответственности за деньги, создаются точки конфликтов, из-за которых люди в рамках своих зон сами начинают наводить порядок. А главное, появляется результирующий механизм Баланс, через который можно проверить любую цифру.

Как узнать, что обеспечен полный финансовый контроль

Должны выполняться 3 условия:

• Управленческий Баланс сходится в режиме онлайн в любой момент времени.
• Все статьи в Управленческом Балансе обладают правильной детализацией, то есть могут быть физически проверены. Для этого в компании запущен непрерывный внутренний аудит Баланс Онлайн.
• Назначены конкретные ответственные люди за состояние различных финансовых показателей (не только за остатки на складе).

Как только ответственность передана нужным людям, происходит выборочная проверка статей и Баланс Онлайн сходится за любой период – это означает, что можно видеть правдивые цифры про бизнес. Выполнение этих условий не означает, что бизнес растет, что не воруют, что нет потерь. Это означает, что виден бизнес как он есть, полная финансовая тень всех процессов с товарно-материальными ценностями.