Metrika. Баланс Онлайн
8 (831) 216 17 46
Отправить заявку
Подпишитесь
и получайте удобную подборку полезных статей про управление не чаще 1 раза в неделю

Как мы строим процесс сбора достоверных финансовых отчетов – алгоритм

Статьи    20.03.2017
319
   А.А. Залезский

Чтобы финансовые отчеты стали инструментом полноценного контроля бизнеса владельцами, необходимо организовать процесс сбора достоверных данных.

Современный способ контроля бизнеса отличается от «управленческого учета» лишь одним – механизмом обеспечения полноты, своевременности и достоверности одновременно. Мы решили показать алгоритм создания процесса сбора правильных данных – так, как это делаем мы, эксперты консалтинговой группы Metrika.

Условно все работы по организации финансового информирования можно разделить на блоки:

  1. Понимание цели и механизма формирования финансовых отчетов.

  2. Разработка Зон материальной ответственности (ЗМО).

  3. Создание рабочих регламентов.

  4. Автоматизация.

  5. Постановка регулярного процесса внутреннего аудита.

Как разобраться в сути финансовых отчетов

Наивысший балл в проблемах формирования отчетов с уверенностью можно поставить формальному использованию отчетов в управлении. Обычно руководители легко понимают простейшую статистику. Но статистика передает факты об отдельных действиях, а основные финансовые отчеты, если они сделаны правильно и достоверно, показывают связь операционной деятельности и денег.   

1. Понять, зачем нужна финансовая отчетность.

Цель, которую преследует работа по сбору достоверных финансовых отчетов – контроль бизнеса. Внутренний оперативный контроль и владельческий контроль в одном флаконе.

Управленческий Баланс, Отчет о Прибылях/Убытках – это инструменты управления компанией, контроля ее финансового положения. Эти отчеты должны быть достоверны, то есть при сверке с фактическим положением дел не могут давать другого результата. Эти отчеты обязаны получаться своевременно, то есть в тот момент, когда требуется принять решение, произвести проверку, прояснить ситуацию.

2. Понять, как получаются такие отчеты.

Наивно думать, что финансы – это деньги в кассе и на счетах. Финансовые ресурсы не сосредоточены в одном-двух местах – они распределены по всем процессам организации в виде денег, долгов, товаров, материалов и т.д., постоянно передаются и преобразовываются. Чтобы обеспечить достоверность, то есть сверяемость с фактом статей финансовых отчетов – надо увидеть «финансовый слепок» предприятия.

Что это такое? Поскольку речь идет о передаче и преобразовании материальных ценностей, естественно говорить об их движении между Зонами материальной ответственности. Это когда есть определенный участок процесса, который контролируется ответственным лицом. Именно в этом месте предприятия сохраняются материальные ценности в виде разных носителей: товары, купюры, документы. И главное, в этом месте можно легко проверить состояние материальных ценностей.

То есть финансовый слепок процессов – это состояние всех мест, где присутствуют материальные ценности. Не должно быть материальных ценностей за пределами выделенных зон, так как это означало бы отсутствие контроля над такими материальными ценностями и возможность их безнаказанного хищения.  

Эта тема подробнее раскрыта в лекции Алексея Залезского «Финансовые отчеты в режиме онлайн - как инструмент диагностики бизнес процессов».

3. Понять, в чем эффект?

Во-первых, Управленческий Баланс, статьи которого составлены из ЗМО, естественным образом будет сходиться. При этом каждая статья становится легко проверяема без остановки работы, то есть создается предпосылка для получения достоверных отчетов.

Во-вторых, информация о движении материальных ценностей между такими Зонами может получаться в режиме онлайн, что дает возможность получать Управленческий баланс не просто своевременно, но в любой момент времени за любой период.

В-третьих, использование ЗМО является сильной мотивацией участников процессов на своевременное предоставление достоверных данных. Что является предпосылкой получения достоверных отчетов.

Как сформировать Зоны материальной ответственности

Типичная ошибка — наделять ответственностью человека, который физически не может обеспечить сохранность и проконтролировать движение материальных ценностей на своем участке.

В одном из проектов (оптовые продажи шин, дисков и аккумуляторов) была Зона такого вида: склад площадью более 7000 кв. м.  Начальник склада отвечал за весь склад целиком. Чтобы проверить наличие одной товарной позиции надо было провести сложную организационную работу по выявлению и пересчёту товара примерно в десяти участках складского процесса, необходимо было дополнительно задействовать сотрудников, которые «примерно» знали про товар, но никак за него не отвечали. Финансовый контроль не возможен в данной ситуации. Это все при наличии wms - системы управления складом.

В результате внедрения ЗМО мы убрали размытость ответственности из структуры и привели структуру ответственности к такому виду:

  • ЗМО хранения: ответственный 1.
  • ЗМО приемки: ответственный 2.
  • ЗМО внутренней транспортировки: ответственный 3.
  • ЗМО переупаковки: ответственный 4.
  • ЗМО погрузки: ответственный 5.
  • ЗМО неликвида: ответственный 6.

1. Начать с проверки имеющиеся Зоны материальной ответственности. Два простых критерия:

У каждой Зоны должен быть определен способ инвентаризации. Речь о физическом контроле товаров, материалов, долгов, денег. И ответственный сотрудник должен знать, как его будут проверять. Если способа нет или каждый раз меняется – ответственность нулевая.    

Живая проверка должна немедленно дать ответ о наличии или отсутствии материальных ценностей в зоне материальной ответственности.


Ответственный сотрудник должен уметь физически обеспечить сохранность и контроль движения материальных ценностей на участке, за который отвечает. Это единственный способ не просто обеспечить ответственный контроль над материальными ценностями, но и получить достоверный источник информации о состоянии денег.    

ЗМО ничтожна, если человек, который несет ответственность, физически не способен ее проконтролировать.


Примеры: Специалист по долгам не может отвечать за сохранность долгов, если по ним принимает решение кто-то кроме него. Операционист не может отвечать за клиент-банк, если ключ не только у него. Менеджер не может отвечать за отгрузки клиенту, если физически всегда находится в офисе и не видит движения товара вдоль процессов хранения, комплектации и погрузки.


2. Сформулировать несколько очевидных Зон материальной ответственности: расчетный счет, касса, задолженность клиентов и т.д. 

3. Описать корреспонденцию между ЗМО. 

Здесь важно не забывать, что материальные ценности между Зонами передаются одномоментно и нигде не могут «зависнуть». Под корреспонденцией подразумеваются события, сопровождаемые передачей материальных ценностей из одного ответственного состояния в другое.

Описав несколько начальных Зон и найдя корреспондирующие Зоны, можно повторить описание следующих. Продолжать до тех пор, пока не получится замкнутая система ЗМО (100 – 150 шт. для средней компании). Важно, если материальные ценности передаются из выделенной Зоны «в никуда» или поступают в нее «из ниоткуда», вы нашли новую Зону материальной ответственности, ее обязательно надо сформулировать и описать.  

Аккуратность в названиях событий и названиях ЗМО поможет не запутаться.

4. По каждой зоне материальной ответственности описать способ и порядок проведения инвентаризации. 

Главное, определить необходимые для этого аналитические разрезы. 

Каждому событию поставить в соответствие первичный документ (если есть – бухгалтерский, если нет – внутренний), в котором фиксируется передача материальных ценностей между ЗМО.

Определить материально ответственного (роль, а не ФИО), определить ответственных за информирование (роль, а не ФИО) о каждом изменении остатка в ЗМО и формирование соответствующего документа.

Сформировать Информационные Роли, выделив ответственные события, о которых данная роль информирует, с указанием характеристик каждого из эпизодов. По сути это перечень источников первичных данных о финансовом положении компании. 

5. Так ли уж это необходимо, тем более в таких подробностях?

Если не формализовать ЗМО, то можно забыть о сверяемости с фактом статей Управленческого Баланса, а значит и их достоверности. Например, если вместо ЗМО использовать традиционные статьи управленческого (а на самом деле бухгалтерского) учета, останется возможность проведения различных хищений материальных ценностей при полностью благополучных финансовых отчетах. Такую ситуацию вряд ли можно назвать контролируемой. 

Если не описать способ и порядок проведения инвентаризации, то либо не найдется желающих отвечать за «денежные» места компании, либо ответственность будет номинальной, без стимула к сохранению вверенных материальных ценностей. То же самое произойдет, если не фиксировать передачу материальных ценностей документально.

Если не определять ответственных, которые информируют о событиях, и не формировать Информационные Роли – будут проблемы со сбором первичных данных для определения остатков в ЗМО и финансовых отчетов. 

6. Сформировать Регламент работы с материальными ценностями и соглашения о материальной ответственности

Регламент функционирования ЗМО содержит формальное описание правил приема/передачи МЦ между ЗМО, правил их инвентаризации. Регламент формируется на основании описаний ЗМО. Соглашения о материальной ответственности - это юридически значимые документы, которые ссылаются на Регламент работы с МЦ и которые подписывают материально ответственные сотрудники.

Как поставить задачу на автоматизацию

Сформировать задачу для разработчиков софта. Формализуйте задачу так, чтобы ее поняли и решили. Рекомендуется использовать методику «постановка задачи программистам», чтобы получить правильно работающее ит-решение.  

В наших проектах это может выглядеть так:

  • Постановка задачи 1.1. Программное решение должно позволять собирать данные о таких событиях (укажите перечень, с указанием характеристик каждого) для таких ролей (перечень, с указанием, какая роль какое событие фиксирует) и печатать такие первичные документы (по каждому событию).

  • Постановка задачи 1.2. Программное решение должно формировать остатки таких Зон материальной ответственности (перечень, с указанием всех влияющих на каждую ЗМО событий) видимых такими ролями (перечень, с приложением списка ЗМО по каждой роли).

  • Постановка задачи 1.3. Программное решение должно формировать Управленческий Баланс с такими статьями (перечень, по каждой список составляющих ее ЗМО) и Отчет о Прибылях/Убытках в такой форме.

Это всё. Задача достаточно подробная, чтобы мы не опасались, что не получим ожидаемого результата, и достаточно общая, чтобы не ограничивать поставщиков ПО конкретными продуктами и технологиями.

Получить программное решение

Можно модернизировать имеющееся программное обеспечение, можно его заменять, можно делать программный продукт в дополнение к имеющемуся. У всех вариантов есть достоинства и недостатки.

Надо выбрать вариант согласно документу «Постановка задачи», выбрать поставщика, получить и проконтролировать результат.

В отсутствии автоматизации сбора первичных данных трудно формировать на их основании остатки в Зонах материальной ответственности. И невозможно говорить о своевременности и достоверности управленческих финансовых отчетов.

Описать регулярный процесс внутреннего аудита

Описать процесс, каким образом внутренний аудитор(-ы), будет регулярно проверять состояние выделенных Зон материальной ответственности.

В первую очередь аудитор должен обращать внимание на проблемные Зоны. Для этого стоит перечислить характерные признаки нарушений или недостоверных остатков в Зонах.

Например, существуют нераспознанные поступления на расчетный счет старше двух рабочих дней или существуют отрицательные остатки в кассе.

Кроме того, следует определить случайный порядок регулярных частичных инвентаризаций во всех Зонах материальной ответственности.

Отдельно стоит обратить внимание на описание порядка действий при возникновении излишков и недостач.  Рекомендуется формировать реестр нарушений, а затем принимать по нему решения о распределении излишков и способе финансирования недостач (с учетом наличия/отсутствия прямого материального ущерба): за счет виновных, за счет компании и т.д.

Внедрить программный продукт и запустить процесс внутреннего аудита. Запустить эффективную систему получения основных управленческих отчетов.

Это самый сложный и важный этап. Все предыдущие были подготовкой к нему.

На старте у нас есть:

  1. Зоны материальной ответственности с назначенными ответственными.

  2. Внутренний аудитор с процессом регулярного аудита.

  3. Программный продукт, позволяющий фиксировать передачу ответственности, печатать первичные документы и формировать отчеты.

Надо, чтобы это заработало все вместе.

Если процессы в компании функционируют именно так, как предполагалось, если среди участников процессов отсутствуют недостаточно компетентные или нелояльные люди, внедрение автоматизации произойдет за считанные дни. И первые лица компании смогут получать достоверную информацию о бизнесе в любой момент, а значит - своевременно.

К сожалению, на практике такое встречается редко, внедрение затягивается. Это время компании тратят на приведение реальных процессов в соответствие новым требованиям, на объяснение на практике участникам процессов что такое материальная ответственность, на замену категорически нелояльных сотрудников.

По сути автоматизация и запуск процесса внутреннего аудита – это первый этап контроля бизнеса. Руководство узнает много новых фактов о реальных процессах и людях, предпринимает усилия по устранению недостатков. Что это, как не первый шаг к новому уровню контроля и управления?

В этом и состоит эффективность пары достоверных и своевременных отчетов Управленческий Баланс – Управленческий Отчет о Прибылях/Убытках.

Выводы

Я рассказал о базовых шагах алгоритма, которые эксперты Metrika в первую очередь реализуют в ходе организации процесса сбора достоверных финансовых отчетов.

По порядку.

  1. Разбираемся, для какой цели и как формируются финансовые отчеты в компании. Этап осознанного выбора: либо формальная итоговая отчетность для оценки годовой эффективности, либо ежедневный инструмент контроля бизнеса.

  2. Разработка Зон материальной ответственности. Настройка процессной деятельности для получения «финансового слепка», который будет отражаться в Управленческом Балансе в режиме онлайн.

  3. Создание рабочих регламентов. Введение наиболее адекватного механизма персональной ответственности за движение и хранение материальных ценностей. Запуск нематериальной мотивации.

  4. Автоматизация. Доработать информационную систему до уровня Баланс Онлайн.

  5. Постановка регулярного процесса внутреннего аудита. Аудит по методике Баланс Онлайн — системный и охватывает больше параметров деятельности предприятия, а детальное описание инвентаризаций, поддерживающих контроль в реальном времени, — тема отдельной статьи.

 

    Источник: www.imetrika.ru

Еще вам может быть интересно

Что интересует собственника? Три совета финансовому директору

27.03.2017
364

Как готовить и предоставлять отчетность, чтобы владелец правильно воспринял финансовую информацию и разобрался в интересующих его вопросах.

Владельческий контроль бизнеса: как выбрать помощника

30.01.2015
1794
Для того, чтобы начать контролировать свой бизнес, собственник сам должен проделать работу по повышению своего понимания, как может выглядеть этот контроль. И лучше всего это делать с помощником. Кто такой этот помощник? Зачем он нужен и какую реальную пользу вашему бизнесу может принести?

Какие потери больше всего влияют на эффективность производства

02.02.2015
2054
В условиях высокой конкуренции вопрос эффективности производства вероятно самый важный. Попробуйте найти места, где вы теряете и снизить издержки.
Комментарии
Добавить комментарий