7 советов по информированию, чтобы принимать правильные решения

От качества информирования управления часто зависит очень многое — искажения в отчетности способны привести к потере прибыли, чужой продукт вместо вашего может занять полки магазинов, клиент выберет более расторопного поставщика, эффективный сотрудник будет загружен ненужными задачами. И это, не говоря о владельцах, от адекватной реакции которых на «кризисные явления» зависит жизнеспособность бизнеса. Поэтому в помощь всем руководителям мы решили раскрыть несколько практических приемов по информированию.

Спросите несколько директоров предприятий, сколько и какой информации в день они применяют. Ответы скорее всего будут похожи – что-то среднее про «у нас вся информация есть», «мне отчетность делают каждый день», «мы на планерке все решаем», «у меня все отчитываются» или «у нас все автоматизировано». Мы это хорошо знаем, так как любые проекты с клиентами начинаются с этих вопросов. Из десяти наиболее эффективных руководителей только один может сказать, как организована его система информирования.

У каждого найдутся свои причины хотеть быть информированным. Для одних владельцев и руководителей — это просто деньги: чем быстрее и яснее понимаешь, тем больше зарабатываешь. Для вторых достоверная информация – это гарантия избежать ошибок в трудных решениях. От третьих ждут, что они разберутся в ситуации лучше других и совершат качественный скачок в доходах, рынке, эффективности. Для других основным стимулом будет служить тот факт, что контроль над информацией – это контроль над поведением людей и системы.

Во всех этих случаях, как и во многих других, руководителям могут пригодиться наши семь советов о том, как повысить информирование. Вот они:

1. Оцените свою осведомленность

Руководитель действует, находясь в информационном поле. Информативные сообщения, отчеты или сводки обеспечивают работу управленца. Если в компании нет четкого представление о том, какая управленческая информация доступна для выработки тактики и стратегий, выясните это сами. На первом этапе просто поймите, что вам доступно из информации, которая генерируется внутри компании, какую степень свободы и возможностей она вам предоставляет.

Во-первых, оцените, как вы получаете сигналы о том, что есть проблема, и в ситуацию надо вмешаться. Во-вторых, как вы получаете ответы на свои вопросы по бизнесу. Как быстро и от кого поступает к вам информация. Будьте объективны в оценке, ведь речь идет о реальности, в которой вы действуете и о структуре обмена информацией с вашими подчиненными и коллегами. Используйте пошаговую проверку информационного поля руководителя.

2. Прекратите слепо верить в управленческий учет

Сначала разберитесь, что это за модель такая «Управленческий учет». И почему раньше учет в полной мере закрывал потребность в управленческой информации о бизнесе. И почему в текущих реалиях управленческий учет перестал помогать, особенно лидерам.

Подробнее про управленческий учет: Примеры хищений и потерь, которые не ловит управленческий учет

3. Исследуйте, какая информация вам необходима

Потребность в информации - основа управления и контроля. Мы давно убедились, что это самая трудная тема для владельцев и директоров. При этом руководители перекладывают эту тему на тех, кто поставляет информацию, - на ит-шников, бухгалтеров, аналитиков. Но поставщики данных играют в своих интересах. Поэтому, чтобы получить объективную информацию для себя, единственный выход – самому ее сформировать. Если вы хорошо обдумали, как будет решаться ваша задача, с помощью каких людей, то точно будете знать, какая информация вам нужна и в каком количестве. Подробнее о том, какая информация нужна для управления и контроля.

4. Сформируйте свою «родную» систему оперативных показателей

Не пользуйтесь «чужими» индикаторами! Даже, если они кажутся правильными или их применяют конкуренты. Они приведут вас не туда, куда вы нацелились. Здесь требуется уточнить суть индикатора в управлении.

Приведу пример. Люди придумали измерять температуру тела, чтобы отслеживать степень здоровья человека на текущий момент. Если температура превышает норму, значит некая хворь завладела организмом и необходимо лечение. Показатель «Температура тела» предельно простой, практически гениальный. Но трудность возникает в тот момент, когда мы поняли, что болезнь есть, но какая именно – требует дальнейшего расследования. И надо бы посмотреть на новые индикаторы. Тем более, если случай нетривиальный - болезнь поразила человека, но температурой не фиксируется.

Поэтому думать надо не про традиционные ежегодные финансовые и маркетинговые отчеты, не про мифические KPI, а именно про оперативные показатели. Что-то вроде «градусников», размещенных везде, где можно увидеть неожиданные успехи и провалы. А также отследить события, которые не укладываются в рамки ранее составленных планов.

5. Не бросайте коммуникации на самотек

Это вредная особенность организаций. Переговоры с сотрудниками, планерки, переписка, видео конференции, чаты и мессенджеры – однажды все это превращает информационное поле в болото. Вместо достоверной информации – мнения, эмоции, дезинформация. Есть два полезных совета, который мы даем своим клиентам, страдающим от несистемных коммуникаций.

• Используйте оперативные показатели, чтобы рулить смыслами. Основные потери в области использования информации для управления – это потери на передачу смысла между людьми. С помощью правильно сформированных оперативных показателей эта проблема исчезает. Устраняется «недопонимание» между руководителем и другими сотрудниками, недобросовестные подчиненные лишаются почвы для манипуляций. Подробнее о том, как обеспечить согласование в управленческой команде.
• Выстраивая взаимодействие в коллективе, придерживайтесь ориентира. Не уходите в сторону и не давайте это делать другим. Сосредоточьте информационный обмен вокруг совместных задачах. Пусть коммуникации помогают работать, а не отнимать драгоценное время. Пусть ориентиром станут «коренные вопросы», для которых должны быть найдены решения. Например, компания пытается получить лицензию на обслуживание систем оповещения при пожаре. Есть понятные проблемы, которые надо преодолеть. Но дело затягивается, потому что программисты, от которых зависит выполнение части важных требований от МЧС, выстроили негодный коннект. Выберите информацию, которую программисты должны предоставлять, чтобы руководитель получил все ответы на свои запросы.
  
  

6. Прекратите делать отчетность в Excel

Не превращайте процесс информирования в беспорядочный клубок поиска данных, подгонки цифр, редактирования результатов, творческой интерпретации. Наиболее эффективным будет собирать данные напрямую с процессов или событий, иначе ваша информация всегда будет не точнее кофейной гущи, в вашей голове будет хаос, а действия будут трудными и рискованными.

7. Не верьте всему, что слышите - проверяйте информацию на достоверность

Если речь идет об эффективном управлении и контроле, ничто не имеет большого смысла, чем достоверное информирование. Количество данных в нашей жизни и жизни предприятий растет. Благодаря новым технологиям с ними можно совершать чудесные аналитические кульбиты, получать красивую и полную картину. Но есть проблема. Если данные не достоверны – все эти картины не имеют никакого серьезного применения. Более того, если регулярно пользоваться искаженной информацией, нереальной статистикой – риски в бизнесе начинают превышать имеющийся запас прочности.

Самый правильный подход для успешного предприятия заключается в построение процесса достоверного информирования. Адекватно организованный процесс достоверного информирования не вызывает лишних усилий сотрудников. Он происходит естественно, не требуя дополнительного сбора фактов, их проверки, подгонки, консолидации.

8. Автоматизируйте сбор и поиск достоверной информации

Честно говоря, от автоматизации ждут больше, чем получают. На это есть объективные причины, которые кроются в сути информационных технологий. Какие алгоритмы заложены, то вы и получите от ИТ. А так как почти весь управленческий софт опирается на устаревший учетный подход, то и выхлоп – соответствующий. Поэтому не секрет, что автоматизация стала узким горлышком, через которое по капле добывается инфа для владельцев и менеджмента.

Перестаньте молиться на программы и программистов. Смените акценты: сначала потребность в информации – потом сбор максимально правдивой информации – потом систематизация информации под запрос руководителя. Каждый шаг – это методика. Автоматизация лишь ускоряет и упрощает верно выстроенную работу с информацией. И только так. 

Источник: www.imetrika.ru