База знаний метрика - Кейс: как появляются ошибки в консолидированной финансовой отчетности

Если на вокзале мы оставляем в зале ожидания чемодан, мы постоянно следим, чтобы его не украли. То же самое происходит и в бизнесе – собственнику нужно постоянно следить за своим «чемоданом» с деньгами. И вроде бы он держит бизнес под контролем, знает, сколько денег в компании, как эти деньги расходуются и как преумножаются. Чаще всего, знает он это лишь примерно, поскольку управленческий баланс сходится только раз в месяц, а в финансовых отчетах, предоставляемых ему подчиненными, есть «небольшие» расхождения. Для собственника такие неточности в управленческом финансовом учете чреваты тем, что финансовое благополучие компании может оказаться мнимым. Почему так, откуда появляются ошибки в финансовых отчетах и чем они опасны для работающего бизнеса – ответ на эти вопросы в данном кейсе.

Консолидированные финансовые отчеты взаимосвязаны между собой. Ключевые экономические показатели в разных отчетах формируются с помощью разных источников данных. Соответственно, как только в одном из отчетов появляются неточности или ошибки, неточными становятся и остальные финансовые показатели. Когда собственник не имеет достоверной информации о том, каким образом используются его деньги, о полноценном контроле над компанией и, уж тем более, об эффективном управлении ею говорить не приходится.

пример отчета-2-01.png

Как именно возникают ошибки

Искажения в консолидированной финансовой отчетности появляются как на этапе сбора данных для отчетности, так и на этапе их обработки, консолидации и оценки. Наиболее распространенные причины ошибок, связанные с неправильной обработкой информации, сведены в следующую таблицу:

Отчет о себестоимости реализации	Бюджет затрат	Отчет о прибылях и убытках	Отчет о продажах
Неверный учет остатков на складе	Искажение бюджетов	Неправильный расчет прибыли	Искажение объемов продаж
Неадекватная учетная политика	Отсутствуют нужные статьи в бюджете	Неверный учет остатков на складе	Неверный учет возвратов
Информационная система не позволяет вести детализированный учет	Манипуляции с бюджетными статьями	Неправильно рассчитана задолженность контрагентам и дебиторка	Искажение дебиторской задолженности
Неправильно собранные данные
Ошибки и манипуляции с ТМЦ

Говоря о сборе информации, В 90% случаев причины, по которым совершаются ошибки, не преднамеренны. Например, они могут появляться из-за ограниченного функционала информационной системы, не позволяющего вести учет движения специфических для данного бизнеса ТМЦ внутри компании. Отсутствие учета в таком случае неочевидно для руководства компании и самих сотрудников. С примером этой ситуации можно ознакомиться в кейсе про контроль собственником компании ее реальной чистой прибыли . Другой причиной ошибок является человеческий фактор. Когда данные собираются и агрегируются вместе большим количеством сотрудников из разных отделов и департаментов, избежать принципа «испорченного телефона», при отсутствии согласованности и прозрачных коммуникаций между людьми, практически невозможно. В таких условиях искажения в консолидированных отчетах начинаются уже на этапе сбора первоначальной информации.

причины ошибок в отчетах.jpg

Может ли отчет быть точным?

Чтобы действительно контролировать финансовое состояние компании недостаточно полагаться на своих сотрудников, допуская тем самым влияние человеческого фактора на конечные результаты. Важно иметь инструмент, позволяющий оперативно и самостоятельно получать и агрегировать достоверные финансовые показатели без помощи подчиненных.

Использование в качестве такого инструмента управленческой информационной системы становится оправданным тогда, когда она не только агрегирует финансовую отчетность без участия третьих лиц в их подготовке, но и гарантирует достоверность использованных в отчетах данных. На текущий момент большинство ИТ решений, представленных на рынке в этой области не позволяют полноценно реализовать такой функционал для взятого в отдельности бизнеса. Обычно уже на этапе сбора данных возникают некоторые "допущения", невозможность учета определенных движений ТМЦ внутри бизнес-процесса и т.д. Тем не менее, решения, полностью решающие эту задачу существуют и предлагаются, в том числе, компанией «Метрика».

Еще вам может быть интересно

Кейс Баланс Онлайн: как получать полное и точное понимание финансовой ситуации в бизнесе

Кейсы

02.02.2016

3001

Изначально собственник захотел изменить качество общения по финансовым вопросам со своим финансовым директором.

Как руководителю оценить свою информированность — алгоритм с примерами

Кейсы

08.09.2016

5483

Если вы оказались в новой компании на посту топ-менеджера или столкнулись с ситуацией, когда отчетов много, а толку мало, читайте этот материал. Взгляните непредвзято на свою управленческую деятельность, узнайте, насколько вы информированный босс.

Сколько нужно времени, чтобы получить первичные данные из 1С?

Кейсы

10.07.2018

6944

Задача интеграции разных систем не очень сложная, если есть достоверные первичные данные.