Metrika. Баланс Онлайн
8 (831) 216 17 46
Отправить заявку

Кейс: как обеспечить прозрачность финансовых отчетов для владельцев бизнеса

Кейсы     17.06.2015
2081
   Metrika

Компания, обратившаяся в Metrika за консультацией, столкнулась с тем, что движения денежных средств в организации слабо контролировались. Вся важная отчетность в компании традиционно делалась вручную в Excel. При сравнении различных отчетов выявлялись сильные расхождения по одним и тем же показателям, объяснить которые не представлялось возможным.

Проблема

Незадолго до обнаружения расхождений в отчетах деятельность компании была автоматизирована. То есть события, происходящие с деньгами, фиксировались также и в информационной системе. И все было в общем-то хорошо.

Пока не появилась проблемка, которая потребовала более точного анализа финансовых отчетов. 

 Интервтб И вот при проведении сверок данных из финансовых отчетов (которые формировались из информационной системы) друг с другом, обнаружились расхождения, которые объяснить было невозможно.

Наличие расхождений по одним и тем же показателям в разных срезах данных свидетельствовало о том, что отчеты не предоставляют достоверного и объективного описания финансовой и коммерческой ситуации, в которой находится компания. 

Закономерным следствием этой ситуации стало понимание первым лицом бизнеса того факта, что движение денежных средств в компании им контролируется очень слабо и существует вероятность финансовых злоупотреблений (либо они уже фактически совершаются). 

Требовалось разобраться в ситуации, определить области в компании, которые не контролировались с финансовой стороны, выяснить причины сильных расхождений в отчетности и показать владельцу компании реальную правдивую финансовую ситуацию, в которой находится организация.

Информационное управление Metrika

Что было сделано

В первую очередь, был проанализирован отчет о прибылях и убытках за базовый период, который выполнялся вручную в Excel. Был также проверен отчет о прибылях и убытках, который готовился в автоматическом режиме через информационную систему, используемую в компании. 

Третьим отчетом, подвергшимся изучению, стал баланс за период, также подготовленный средствами информационной системы. Были проведены интервью с сотрудниками, напрямую отвечавшими за предоставление отчетной информации.

В ходе этой внутренней перекрестной проверки находились и фиксировались расхождения в статьях отчетов о прибылях и убытках. По каждому такому расхождению проводилось расследование ситуации вплоть до изучения отдельных финансовых операций, которые послужили причиной недостоверных данных. В ходе расследования также опрашивались сотрудники, ответственные за предоставление такой информации.

Результаты

По окончанию изучения ситуации было обнаружено, что в статье затрат в отчете в Excel были учтены дивиденды, которые регулярно выплачивались собственнику. Подобным образом прибыль считалась более двух лет. Так как дивиденды не уменьшают прибыль компании, подобная система учета искусственно уменьшала прибыль компании и оставляла часть денег невидимыми для собственника. 

В результате того, что владелец не видел часть прибыли и не забирал ее, в компании сформировался «фонд», который позволял топ-менеджменту периодически прикрывать свои ошибки и недочеты. Как следствие, руководство закрывало глаза на многие совершаемые ошибки, а следовательно вело управление компанией неэффективно. 

Алексей Залезский провел сессию по финансовому контролю бизнеса, где показал, как вести финансовый учет в компании таким образом, чтобы для финансовых манипуляций и махинаций не оставалось ни малейшей возможности.

Кейс по шагам:

 Проблема При сверке данных финансовых отчетов онлайн и отчетов, которые делались вручную в Excel, были выявлены сильные расхождения.
 Что анализировали
  1. Отчет о прибылях и убытках в Excel за период.
  2. Отчет о прибылях и убытках онлайн за период.
  3. Баланс онлайн за период.
Откуда брали данные
  1. Отчет о прибылях и убытках в Excel – от ответственного лица.
  2. Отчет о прибылях и убытках онлайн – из информационной системы компании.
  3. Баланс онлайн – из информационной системы компании.
Как анализировали
  1. Находили и фиксировали расхождения в статьях отчетов о прибылях и убытках в Excel и онлайн.
  2. По каждому расхождению уходили вглубь до отдельных операций.
  3. Задавали вопросы по каждому расхождению ответственному лицу. 
  4. Анализировали источники данных, которые использовались для составления отчета о прибылях и убытках в Excel (надежные или ненадежные).
Результаты
  1. Прибыль считалась более двух лет неправильно - дивиденды учитывались как затраты.
  2. Подобная система учета искусственно уменьшала прибыль компании и оставляла часть денег невидимыми для собственника.
  3. Сформировался «фонд», который позволял топ-менеджменту закрывать свои ошибки и недочеты.
  4. Это привело к тому, что топ-менеджмент был сильно демотивирован и неэффективен, что влекло за собой существенные потери для бизнеса.
 Рекомендации
  1. Делать сверки, выверки и проверки, то есть постоянно сверять данные и обеспечивать их достоверность.
  2. Следить за актуальностью основных финансовых показателей.
  3. Следить за актуальностью справочников (например, сотрудников и клиентов).


Поделиться

Еще вам может быть интересно

Противодействие хищениям и потерям. Кейс 1: Как обеспечить достоверность данных о товарных остатках на складе

02.02.2015
2125
Кейс, связанный с недостоверностью данных о товарных остатках на складах компании в связи с отсутствием системного контроля и четкого понимания о том, что такое контроль, и что именно нужно контролировать.

Кейс: контроль собственником реальной чистой прибыли

16.06.2015
1861
Данный кейс связан с непониманием собственника компании того, сколько же прибыли на самом деле приносит его компания? Цифры из разных отчетов не сходятся, и, как следствие, не вызывают доверия. Есть только ощущение, что где-то незаметно исчезают его деньги.

Карта коллективной работы. Как применить методику на практике. Кейс 1

30.01.2015
2205
Кейс, посвященный оценке команды с помощью методики "Карта коллективной работы". Задержка отчета о дебиторской задолженности.