Metrika. Баланс Онлайн
8 (831) 216 17 46
Отправить заявку

Кейс: как обеспечить прозрачность финансовых отчетов для владельцев бизнеса

Кейсы     17.06.2015
2144
   Metrika

Компания, обратившаяся в Metrika за консультацией, столкнулась с тем, что движения денежных средств в организации слабо контролировались. Вся важная отчетность в компании традиционно делалась вручную в Excel. При сравнении различных отчетов выявлялись сильные расхождения по одним и тем же показателям, объяснить которые не представлялось возможным.

Проблема

Незадолго до обнаружения расхождений в отчетах деятельность компании была автоматизирована. То есть события, происходящие с деньгами, фиксировались также и в информационной системе. И все было в общем-то хорошо.

Пока не появилась проблемка, которая потребовала более точного анализа финансовых отчетов. 

 Интервтб И вот при проведении сверок данных из финансовых отчетов (которые формировались из информационной системы) друг с другом, обнаружились расхождения, которые объяснить было невозможно.

Наличие расхождений по одним и тем же показателям в разных срезах данных свидетельствовало о том, что отчеты не предоставляют достоверного и объективного описания финансовой и коммерческой ситуации, в которой находится компания. 

Закономерным следствием этой ситуации стало понимание первым лицом бизнеса того факта, что движение денежных средств в компании им контролируется очень слабо и существует вероятность финансовых злоупотреблений (либо они уже фактически совершаются). 

Требовалось разобраться в ситуации, определить области в компании, которые не контролировались с финансовой стороны, выяснить причины сильных расхождений в отчетности и показать владельцу компании реальную правдивую финансовую ситуацию, в которой находится организация.

Информационное управление Metrika

Что было сделано

В первую очередь, был проанализирован отчет о прибылях и убытках за базовый период, который выполнялся вручную в Excel. Был также проверен отчет о прибылях и убытках, который готовился в автоматическом режиме через информационную систему, используемую в компании. 

Третьим отчетом, подвергшимся изучению, стал баланс за период, также подготовленный средствами информационной системы. Были проведены интервью с сотрудниками, напрямую отвечавшими за предоставление отчетной информации.

В ходе этой внутренней перекрестной проверки находились и фиксировались расхождения в статьях отчетов о прибылях и убытках. По каждому такому расхождению проводилось расследование ситуации вплоть до изучения отдельных финансовых операций, которые послужили причиной недостоверных данных. В ходе расследования также опрашивались сотрудники, ответственные за предоставление такой информации.

Результаты

По окончанию изучения ситуации было обнаружено, что в статье затрат в отчете в Excel были учтены дивиденды, которые регулярно выплачивались собственнику. Подобным образом прибыль считалась более двух лет. Так как дивиденды не уменьшают прибыль компании, подобная система учета искусственно уменьшала прибыль компании и оставляла часть денег невидимыми для собственника. 

В результате того, что владелец не видел часть прибыли и не забирал ее, в компании сформировался «фонд», который позволял топ-менеджменту периодически прикрывать свои ошибки и недочеты. Как следствие, руководство закрывало глаза на многие совершаемые ошибки, а следовательно вело управление компанией неэффективно. 

Алексей Залезский провел сессию по финансовому контролю бизнеса, где показал, как вести финансовый учет в компании таким образом, чтобы для финансовых манипуляций и махинаций не оставалось ни малейшей возможности.

Кейс по шагам:

 Проблема При сверке данных финансовых отчетов онлайн и отчетов, которые делались вручную в Excel, были выявлены сильные расхождения.
 Что анализировали
  1. Отчет о прибылях и убытках в Excel за период.
  2. Отчет о прибылях и убытках онлайн за период.
  3. Баланс онлайн за период.
Откуда брали данные
  1. Отчет о прибылях и убытках в Excel – от ответственного лица.
  2. Отчет о прибылях и убытках онлайн – из информационной системы компании.
  3. Баланс онлайн – из информационной системы компании.
Как анализировали
  1. Находили и фиксировали расхождения в статьях отчетов о прибылях и убытках в Excel и онлайн.
  2. По каждому расхождению уходили вглубь до отдельных операций.
  3. Задавали вопросы по каждому расхождению ответственному лицу. 
  4. Анализировали источники данных, которые использовались для составления отчета о прибылях и убытках в Excel (надежные или ненадежные).
Результаты
  1. Прибыль считалась более двух лет неправильно - дивиденды учитывались как затраты.
  2. Подобная система учета искусственно уменьшала прибыль компании и оставляла часть денег невидимыми для собственника.
  3. Сформировался «фонд», который позволял топ-менеджменту закрывать свои ошибки и недочеты.
  4. Это привело к тому, что топ-менеджмент был сильно демотивирован и неэффективен, что влекло за собой существенные потери для бизнеса.
 Рекомендации
  1. Делать сверки, выверки и проверки, то есть постоянно сверять данные и обеспечивать их достоверность.
  2. Следить за актуальностью основных финансовых показателей.
  3. Следить за актуальностью справочников (например, сотрудников и клиентов).


Поделиться

Еще вам может быть интересно

Кейс: как грамотно сокращать затраты в кризис

02.02.2015
2472
Как оптимизировать затраты компании в период снижения роста прибыли. Кейс рассказывает о мероприятиях, которые проводились с целью повышения динамики роста прибыли, поиска внутреннего потенциала для развития и обеспечения безопасности бизнеса в кризисный период.

Чем опасны пакетные программы для автоматизации управленческой деятельности?

06.06.2018
464
Каждый раз, когда в компанию внедряется очередная автоматизация, подразумевается, что управлять будет проще, легче и надежнее. Но это не всегда так. Кейс о том как маленький бутик разгребает большие проблемы из-за недостоверности

Экономический эффект от достоверного информирования

14.09.2016
1609